Mentre siamo impegnati ad affrontare la pianificazione di fine anno, molti team stanno riflettendo su come affrontare le riunioni di fine anno e celebrare le festività, anche se non possiamo essere fisicamente nello stesso posto o nello stesso fuso orario.
Essere un'azienda completamente distribuita significa reinventare gli incontri di fine anno in chiave virtuale. Anche se ci manca sicuramente socializzare tra la gente e festeggiare con i colleghi di altri reparti che sono stati così generosi nell'aiutarci ogni volta che ne avevamo bisogno, le celebrazioni virtuali possono essere personalizzate per offrire attività sociali sorprendenti e persino nuove.
Noi di Interprefy ci siamo riuniti virtualmente per le celebrazioni di fine anno del 2020 e del 2021 e, sebbene si trattasse di una novità per molti, si sono trasformati in esperienze gioiose e memorabili, che hanno continuato a essere sulla bocca di tutti per mesi.
Ecco i nostri spunti principali dall'organizzazione di una festa virtuale di fine anno.
Ci sono letteralmente migliaia di aziende e liberi professionisti che si sono ritagliati una nicchia di mercato nell'offerta di intrattenimento per eventi virtuali, dalla commedia alla musica, fino alle cacce al tesoro virtuali. Pianificare in anticipo ti aiuterà a trovare i migliori intrattenitori e partner di produzione per la tua festa virtuale.
Ricorda inoltre che alcuni tuoi colleghi potrebbero iniziare le vacanze in anticipo, quindi assicurati di comunicare in anticipo la data della festa e di inviare un "save the date".
Quando prepari il programma della tua festa, ricorda che per molti si tratta di un'opportunità unica per incontrare colleghi di diversi reparti e fare due chiacchiere extra-lavorative. La stanchezza virtuale può rappresentare una minaccia per qualsiasi evento online se ti impegni a stipare un programma di 4 ore. Cerca di mantenere il programma ufficiale di una durata fruibile, aggiungendo pause, sessioni di networking o anche attività di speed-dating per incontrare colleghi casuali.
Sessioni di gruppo, presentazioni, giochi, cabine fotografiche: mettere insieme tutti i pezzi e creare un'esperienza fluida può essere una sfida. Coinvolgere fin da subito un team di produzione di eventi virtuali garantirà esperienze senza intoppi per tutti e vi permetterà di non dover risolvere problemi e di godervi l'evento in prima persona.
Se si prevede di indirizzare i partecipanti verso più aree durante l'evento, è necessario che abbiano ben chiaro cosa fare in ogni momento. Avere un presentatore che dia il via ai festeggiamenti, presenti il programma, introduca le regole di gestione e faccia ridere un po' è davvero utile. L'anno scorso, abbiamo avuto un fantastico comico britannico che ha dato il via ai festeggiamenti con una canzone a tema Interprefy, ha intervistato il fondatore della nostra azienda e ha mantenuto alto il coinvolgimento per tutta la durata dell'evento.
Sicuramente, hai un sacco di idee incredibili per le attività del tuo evento. Ma ricorda, mentre alcune persone potrebbero riunirsi nel loro ufficio locale, molte altre potrebbero stare sedute davanti al computer e sentirsi virtualmente stanche se la riunione si protrae troppo a lungo.
Rendila breve, coinvolgente e memorabile, ma lasciala aperta anche a coloro che di solito sarebbero gli ultimi a restare al bar.
Giochi come le cacce al tesoro virtuali o i quiz al pub possono essere un ottimo modo per intrattenere i colleghi e riunire persone da tutto il mondo in piccoli team per un po' di team building. In fondo a questo articolo troverete un elenco di idee per attività divertenti.
Il CEO che riassume l'anno è sempre un must. Cercate di supportare il vostro CEO con idee per il discorso, in modo che sia breve e memorabile. Per la nostra celebrazione dell'anno scorso, abbiamo chiesto a un grafico di trasformare il discorso in un disegno dal vivo, mentre il discorso continuava. Tutti potevano vedere il nostro CEO parlare e un disegno che si evolveva simultaneamente sullo schermo. Il risultato è stato un bellissimo disegno riassuntivo dell'anno che ora decora una parete della nostra sede centrale.
Anche se il programma ufficiale potrebbe durare 2-3 ore, molti dei tuoi colleghi vorranno rimanere e brindare con i loro colleghi. L'anno scorso, abbiamo utilizzato l'app di networking virtuale wonder.me, che presenta un ambiente con diverse aree in cui le persone possono muoversi liberamente, partecipare a videochiamate di gruppo o connettersi individualmente.
È fondamentale assicurarsi che tutti i colleghi si sentano equamente coinvolti nell'esperienza dell'evento. Potresti avere colleghi che non sono completamente a loro agio con l'inglese commerciale. Oppure alcuni colleghi potrebbero avere problemi di vista o udito che potrebbero influire sulla loro esperienza. Esistono molti strumenti che possono aiutarti a rendere la celebrazione un'esperienza inclusiva, dalle piattaforme che offrono diversi contrasti di colore e funzionalità di accessibilità, ai sottotitoli in tempo reale e all'interpretazione in diretta.
In sintesi: il cielo è il limite. Siate creativi, cercate di mantenere le cose brevi, sociali, divertenti, piacevoli e, in definitiva, memorabili.
E se hai bisogno di aiuto per comunicare con i tuoi colleghi nella loro lingua, non esitare a contattarci in qualsiasi momento.