Mentre siamo occupati a gestire la pianificazione di fine anno, molti team stanno facendo brainstorming su come affrontare gli incontri di fine anno e celebrare le festività, anche se non possiamo essere fisicamente nello stesso luogo o nello stesso fuso orario.
Essere un'azienda completamente distribuita significa reinventare gli incontri di fine anno per il regno virtuale. Sebbene ci manchi sicuramente mescolarci nella folla e fare il tifo con i colleghi di altri dipartimenti, che sono stati così generosi nell'aiutarci ogni volta che ne avevamo bisogno, le celebrazioni virtuali possono essere personalizzate per introdurre attività sociali sorprendenti e persino nuove.
Presso Interprefy, ci siamo riuniti per le Celebrazioni di Fine Anno nel 2020 e 2021 virtualmente, e sebbene fosse una novità per molti, hanno portato a esperienze gioiose e memorabili, che hanno continuato a essere l'argomento di discussione per mesi.
Ecco i nostri punti chiave dalla pianificazione di una celebrazione virtuale di fine anno.
Ci sono letteralmente migliaia di aziende e liberi professionisti là fuori che hanno trovato una nicchia interessante nel fornire intrattenimento per eventi virtuali, dalla commedia alla musica fino alle cacce al tesoro virtuali. Pianificare in anticipo aiuterà a garantire i migliori intrattenitori e partner di produzione per la tua celebrazione virtuale.
Ricorda anche che alcuni dei tuoi colleghi potrebbero iniziare le vacanze in anticipo, quindi assicurati di comunicare la data della celebrazione in anticipo e inviare un avviso di prenotazione.
Quando organizzi il programma per la tua celebrazione, ricorda che per molti è un'opportunità unica per incontrare colleghi di vari dipartimenti e fare qualche chiacchierata non legata al lavoro. L'affaticamento virtuale può rappresentare una minaccia per qualsiasi evento online se sovraccarichi un programma di 4 ore. Cerca di mantenere il programma ufficiale di durata gestibile, aggiungendo pause, sessioni di networking o anche attività di speed-dating per incontrare colleghi casuali.
Sessioni di breakout, presentazioni, giochi, cabine fotografiche - mettere insieme tutti i pezzi e creare un'esperienza senza interruzioni può essere impegnativo. Coinvolgere presto un team di produzione di eventi virtuali garantirà esperienze senza errori per tutti e assicura che tu non' debba risolvere problemi e possa davvero goderti l'evento.
Se stai pianificando di indirizzare le persone in più aree durante l'evento, è necessario che siano chiare le istruzioni su cosa fare in ogni momento. Avere un presentatore che avvia la celebrazione, presenta il programma, introduce le regole di buona condotta e aggiunge un po' di umorismo è davvero d'aiuto. L'anno scorso, abbiamo avuto un fantastico comico britannico che ha avviato la celebrazione con una canzone a tema Interprefy, ha intervistato il fondatore della nostra azienda e ha mantenuto alto il coinvolgimento per tutta la durata dell'evento.
Sicuramente, hai una marea di idee incredibili per le attività dell'evento. Ma ricorda, mentre alcune persone potrebbero riunirsi nel loro ufficio locale, molte persone potrebbero stare sedute davanti ai loro computer e subire una forma di affaticamento virtuale se dura troppo a lungo.
Rendila breve, coinvolgente e memorabile, ma aperta per chi di solito è l'ultimo a restare al bar.
Giochi come cacce virtuali di fuga o quiz da pub possono essere un ottimo modo per intrattenere i colleghi e riunire persone da tutto il mondo in piccoli team per attività di team building. In fondo a questo articolo, troverai un elenco di idee per attività divertenti.
Il CEO che riepiloga l'anno è sempre indispensabile. Cerca di supportare il tuo CEO con idee per il discorso, rendendolo breve e memorabile. Per la nostra celebrazione dell'anno scorso, abbiamo coinvolto un grafico per trasformare il discorso in un disegno dal vivo, mentre il discorso continuava. Tutti potevano vedere il nostro CEO parlare e un disegno evolversi simultaneamente sullo schermo. Questo ha prodotto un bellissimo disegno di riepilogo dell'anno che ora decora una parete nella nostra sede.
Mentre il tuo programma ufficiale può durare 2-3 ore, molti dei tuoi colleghi vorranno restare e brindare con i loro colleghi. L'anno scorso, abbiamo usato l'app di networking video virtuale wonder.me che presenta un paesaggio con più aree in cui le persone possono muoversi liberamente, partecipare a videochiamate di gruppo o connettersi uno a uno.
Assicurarsi che tutti i tuoi colleghi si sentano ugualmente inclusi nell'esperienza dell'evento è fondamentale. Potresti avere colleghi che non sono al 100% a loro agio con il loro inglese commerciale. Oppure alcuni colleghi potrebbero avere un deficit visivo o uditivo che potrebbe influire sulla loro esperienza. Esistono molti strumenti che possono aiutarti a rendere la celebrazione un'esperienza inclusiva, dalle piattaforme che offrono diversi contrasti di colore e funzionalità di accessibilità, ai sottotitoli in tempo reale e all'interpretazione linguistica simultanea.
In sintesi: il cielo è il limite. Sii creativo, cerca di mantenerlo conciso, sociale, divertente, coinvolgente e, in definitiva, memorabile.
E se hai bisogno di aiuto per collegare i tuoi colleghi nella loro lingua, sentiti libero di contattarci in qualsiasi momento.