La nuova norma delle web conference globali ha reso più facile che mai entrare in contatto con colleghi e pubblici internazionali. Tuttavia, quando si tratta di organizzare conferenze multilingue online, ci sono alcuni errori comuni da principiante che possono ostacolare il successo.
Rendere il tuo evento multilingue un'esperienza fluida per tutti può essere un obiettivo complesso che richiede più della semplice disponibilità di contenuti in più lingue. Anticipazione e lavoro di squadra sono fondamentali per evitare errori comuni.
Potrebbe sembrare ovvio, ma troppo spesso è la causa principale dell'insuccesso nelle interazioni online. Inutile dire che la comunicazione verbale funziona solo se tutti sono in grado di sentire e comprendere chiaramente. Ma questo è ancora più importante per gli interpreti incaricati di elaborare e tradurre il discorso in una lingua diversa in tempo reale.
Gli interpreti hanno bisogno di un suono nitido per svolgere il loro lavoro, che in ultima analisi permetterà al pubblico di comprendere e coinvolgere. Garantire un ambiente silenzioso e utilizzare microfoni di qualità con opzioni di cancellazione del rumore contribuirà a risolvere questo problema. Le cuffie collegate non solo aiutano a ridurre il rumore e a migliorare la qualità audio, ma contribuiscono anche a evitare che il suono produca eco.
Gorica Ivanovic, Project Management Supervisor presso Interprefy, spiega: "Circa il 70% delle riunioni in cui i relatori non indossano le cuffie, riscontra problemi audio. Una scarsa qualità del suono mette a dura prova tutti gli ascoltatori, compresi gli interpreti. Questo li espone al rischio di compromettere la loro traduzione, mentre il pubblico potrebbe avere un'esperienza utente così negativa da iniziare a armeggiare per risolvere il problema audio sui propri dispositivi, disconnettendosi e, in definitiva, perdendo il contatto."
Sebbene gli interpreti siano esperti di lingua e di argomenti specifici, ogni organizzazione ha la propria terminologia, i propri acronimi e i propri nomi rilevanti per l'incontro. Per garantire l'accuratezza, è importante fornire agli interpreti argomenti, nomi e acronimi, vocabolario tecnico, materiale di presentazione e, in generale, quante più informazioni di base possibili, con largo anticipo rispetto all'incontro.
Sebbene sia scontato negli eventi in presenza, dove i relatori salgono sul podio, spesso gli organizzatori sottovalutano l'importanza del supporto tecnico e il fatto che i partecipanti utilizzino le proprie apparecchiature audiovisive domestiche. Che il meeting sia in presenza o virtuale, l'ultima cosa che si desidera è avere un problema tecnico e nessuno a disposizione per risolverlo.
Le riunioni online che prevedono l'interpretazione di conferenza richiedono un accurato sound check prima dell'evento e gli strumenti giusti per tutti i gruppi di partecipanti. Piattaforme di interpretazione simultanea a distanza come Interprefy forniscono agli interpreti una console software per lavorare con i loro partner di cabina virtuale, nonché una console di supporto remoto e un team che monitora i canali e interviene in caso di problemi tecnici con il computer portatile dell'interprete.
"Collaborare con un team di supporto remoto di Interprefy significa assistere i clienti nell'organizzazione della riunione e assistere gli interpreti prima dell'evento, per garantire qualità e affidabilità costanti. All'inizio dell'evento, monitoriamo l'intera riunione o webinar, nonché il back-end, come i canali di interpretariato. In questo modo siamo i primi a notare se qualcosa non va. Negli eventi dal vivo, la capacità di rispondere rapidamente fa solitamente la differenza tra il successo o il fallimento", spiega Gorica Ivanovic.
Il lavoro degli interpreti è pieno di sfide che potrebbero sfuggire a chi non ha familiarità con le sfide dell'interpretazione linguistica . Prendiamo, ad esempio, la velocità del discorso. La normale velocità del discorso in una conversazione è compresa tra 120 e 150 parole al minuto. Se supera le 160 parole al minuto, può rendere difficile per l'ascoltatore assimilare il contenuto. 160 parole possono sembrare tante, ma non sono rare in alcune lingue, per alcuni oratori e in determinate situazioni. Le presentazioni, ad esempio, vengono spesso lette velocemente e senza intonazione o ritmo, rendendo il lavoro dell'interprete estremamente difficile.
Allo stesso modo, durante le riunioni sono frequenti le discussioni in cui più persone parlano contemporaneamente, quindi è importante ricordare agli oratori che ci sono professionisti qualificati che forniscono l'interpretazione in tempo reale, ma possono farlo solo per una persona alla volta.
Guarda questo breve filmato con alcuni semplici ed efficaci suggerimenti per i relatori che partecipano a riunioni con interpretazione simultanea. Consigliamo vivamente di condividere il video con i relatori prima della riunione:
Il successo di un evento multilingue dipende da diversi fattori, oltre alla scelta della piattaforma giusta e di interpreti professionisti. Interprefy può contribuire a rendere il vostro evento un'esperienza fluida per tutte le parti coinvolte ed evitare errori, fornendovi una piattaforma per meeting con capacità di interpretariato, interpreti qualificati e qualificati, formazione per relatori e supporto tecnico e progettuale personalizzato prima, durante e dopo l'evento.