Guida per sfruttare al meglio le piattaforme per conferenze virtuali

Alla luce delle sfide poste dal COVID-19, sempre più eventi si svolgono online.

Grazie alle moderne tecnologie, per le aziende è più facile che mai organizzare riunioni, conferenze e seminari tramite Internet.

Stiamo già assistendo a un rapido passaggio alle piattaforme digitali: ad aprile, Microsoft ha annunciato che tutti i suoi eventi saranno "solo digitali fino a luglio 2021" a causa della pandemia di coronavirus, mentre aziende come Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm e altre, afferma Forbes , hanno "intrapreso una rapida svolta per creare o partecipare a eventi online per entrare in contatto e servire i propri clienti".

Ma sebbene il futuro degli eventi sia senza dubbio digitale, "andare online" non è così semplice come scaricare una soluzione, attivarla e invitare i delegati a partecipare, soprattutto per coloro che devono organizzare grandi eventi in più lingue.

Per queste aziende, l'unica vera opzione è una piattaforma per conferenze online in grado di organizzare eventi su larga scala e a un pubblico multilingue.

Potresti trovarti in questa situazione, ma con così tante piattaforme di conferenze online tra cui scegliere, cosa dovresti cercare e come puoi sfruttare al meglio la tecnologia?

1. Verificare la capacità di interpretazione remota

Nel clima attuale, l'unico modo in cui le aziende che organizzano grandi eventi online per un pubblico multilingue possono fornire servizi di interpretariato simultaneo è tramite la connessione remota degli interpreti. Questo tipo di tecnologia consente agli interpreti di lavorare da qualsiasi luogo, senza l'utilizzo di complesse apparecchiature proprietarie specializzate: possono semplicemente utilizzare un computer portatile con microfono e cuffie.

Grazie alla piattaforma per conferenze virtuali, è possibile:

• Non c'è bisogno di portare l'attrezzatura in loco : gli eventi diventano molto più resilienti perché, se si verifica un problema in loco (ad esempio, l'attrezzatura smette di funzionare) o un interprete non può viaggiare (restrizioni, pandemie come il COVID-19), ha la possibilità di lavorare da remoto.
• Maggiore flessibilità : i tuoi eventi non sono più limitati a una singola sede. Puoi semplicemente spostare i tuoi eventi online e ingaggiare i tuoi interpreti abituali per fornire il loro servizio da remoto. Inoltre, poiché i tuoi eventi ora sono online, più persone possono partecipare, non essendo più vincolate dagli spostamenti. Puoi persino organizzare eventi ibridi o cluster, in parte in loco e in parte online!
• Costi ridotti : non devi pagare il viaggio o l'alloggio degli interpreti, paghi solo il loro servizio. Il denaro risparmiato può essere utilizzato per fornire servizi di interpretariato in più lingue.
• Migliore qualità Non sei più vincolato agli interpreti disponibili localmente, puoi utilizzare i migliori interpreti del mondo, indipendentemente da dove vivano

Tuttavia, tieni presente che, sebbene una piattaforma per conferenze virtuali possa offrire servizi di interpretariato a distanza, il fornitore di tale soluzione dispone di una rete di interpreti di conferenza specializzati tra cui scegliere? Avere la piattaforma è solo il primo passo: hai comunque bisogno di interpreti esperti e altamente qualificati per trasmettere i tuoi contenuti nelle lingue richieste.

2. Ottieni quante più lingue puoi

Quando organizzi i tuoi eventi online riduci e/o rimuovi alcune barriere all'ingresso, ovvero: luogo, tempo e costo.

Ma che dire della lingua?

Gli eventi in loco sono limitati in quanto lo spazio per le cabine degli interpreti è limitato, quindi spesso vengono scelte solo le lingue più richieste. Spiace, che forse avrebbe potuto essere utile per un maggior numero di partecipanti. Tuttavia, organizzando gli eventi online non devi preoccuparti dello spazio e puoi arruolare tutti gli interpreti che desideri. Inoltre, poiché i tuoi eventi sono online, ora hai accesso a un pubblico molto, molto più vasto.

Il denaro risparmiato sull'infrastruttura può essere utilizzato per acquisire più interpreti di conferenza, anche per interpreti di lingua per pochi delegati. Questo non solo attirerà più persone ai tuoi eventi online, ma li renderà anche più inclusivi, dimostrando che hai considerato tutti .

Il nostro consiglio? Verificate se il vostro fornitore di piattaforma per conferenze online dispone di una rete di interpreti di livello conferenza (come menzionato sopra) e di servizi specifici . Potranno offrire uno sconto come parte del pacchetto e mettere a disposizione interpreti che hanno familiarità con la piattaforma che state utilizzando.

3. Verificare se viene fornito supporto tecnico e/o attrezzature

Per portare i tuoi eventi online serve molto più di una semplice piattaforma: hai bisogno di un fornitore in grado di aiutarti a configurarla e gestirla.

Il fornitore giusto sarà in grado di “integrarti”, ovvero spiegarti come funziona la soluzione, implementarla per te e – con un piccolo costo aggiuntivo – fornirti un supporto dedicato prima, durante e dopo i tuoi eventi.

Ad esempio, faranno quanto segue:

• Vuoi formare te e il tuo team su come utilizzare la piattaforma?
• Offrire supporto dedicato prima, durante e dopo l'evento?
• Aiutare a installare l'attrezzatura per gli interpreti? (Non tanto fornire l'attrezzatura in sé, quanto spiegare come ottenere la migliore qualità audio/video possibile dai dispositivi attuali)
• Registrare audio e/o video da utilizzare dopo l'evento, anche per le trascrizioni?

Sono tutte domande relativamente innocue, ma è comunque necessario porsi. Per sfruttare al meglio la tua piattaforma di conferenze online, trova un fornitore che possa assisterti in ogni aspetto: questo ti renderà la vita molto, molto più semplice!

4. Esaminare attentamente le qualifiche e la conoscenza della materia

Supponiamo che il fornitore con cui hai scelto di lavorare abbia una rete di interpreti di conferenza e tu voglia ingaggiarne alcuni per un evento imminente.

Ma come fai a sapere se stai ottenendo il miglior rapporto qualità-prezzo?

Dopo aver svolto il diligente lavoro di configurazione della piattaforma per conferenze online (e dei servizi associati), devi assicurarti che gli interpreti offerti soddisfino effettivamente le tue esigenze.

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente quando si valutano gli interpreti:

• Sono qualificati e competenti come vorresti?

Ad esempio, possono dimostrare di aver compreso gli argomenti che verranno trattati durante l'evento? Padroneggiano la terminologia? Sarebbe inutile ingaggiare un interprete che non coglie le sfumature del contenuto, perché potrebbe trasmetterlo in modo errato. Questo è particolarmente importante per argomenti altamente tecnici, in cui spesso è necessario condensare e spiegare chiaramente al pubblico argomenti complessi.

• Quali sono le loro qualifiche e quale livello di esperienza è necessario?

Qualsiasi interprete tu scelga dovrebbe essere qualificato a tal punto da sentirsi a proprio agio nell'affrontare gli argomenti che intendi presentare. Dovrebbe inoltre avere il livello di esperienza adeguato per essere calmo, composto e in grado di trasmettere i contenuti nel corretto . Ad esempio, un interprete esperto sarà in grado di parlare in modo coerente anche sotto pressione, eliminando le superfluità e concentrandosi sugli elementi più pertinenti.

• Hanno familiarità con il software/strumenti per conferenze, ovvero la piattaforma da te scelta?

Tra le domande poste finora, questa è forse la più importante. I problemi maggiori sorgono quando un interprete non sa come utilizzare la tecnologia disponibile. Questo significa che è necessario investire denaro per la sua formazione. In genere, un fornitore sarà in grado di formare gli interpreti sull'utilizzo della propria piattaforma per conferenze online. Inoltre, se dispone di una rete di interpreti, è probabile che questi ultimi sappiano già come utilizzarla.

• Lavora con un fornitore che può aiutarti in ogni fase del percorso

Noi di Interprefy siamo specializzati nell'offerta di interpretariato simultaneo a distanza (RSI) per eventi multilingue in sede e online. Forniamo la piattaforma RSI (o piattaforma per conferenze virtuali/eventi online) leader a livello mondiale basata su cloud. Permette agli interpreti di lavorare da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e senza attrezzature specializzate, è facile da configurare e utilizzare ed è scalabile e flessibile (rendendola adatta a qualsiasi evento).

Se hai bisogno di lingue specifiche, la nostra rete di fornitori di servizi linguistici (LSP) può trovare per te i migliori interpreti di conferenza, così potrai concentrarti sulla realizzazione del tuo evento. Forniremo anche supporto tecnico e competenza per garantire che i tuoi eventi si svolgano senza intoppi.

Ti accompagneremo in ogni fase del percorso, quindi se stai davvero cercando aiuto per portare i tuoi eventi online, perché non ne parli con noi?

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