Guida per sfruttare al massimo le piattaforme di conferenze virtuali

Alla luce delle sfide presentate dal COVID-19, sempre più eventi si svolgono online.

Grazie alle tecnologie moderne, è più facile che mai per le aziende organizzare riunioni, conferenze e seminari via internet.

Stiamo già osservando un rapido spostamento verso le piattaforme digitali: ad aprile, Microsoft ha annunciato che tutti i suoi eventi saranno “solo digitale fino a luglio 2021” a causa della pandemia di coronavirus, mentre aziende come Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm e altre, dice Forbes

Ma, sebbene il futuro degli eventi sia indubbiamente digitale, “andare online” non è così semplice come scaricare una soluzione, attivarla e invitare i delegati a partecipare, soprattutto per coloro che devono ospitare grandi eventi in più lingue.

Per queste aziende, l'unica opzione reale è una piattaforma di conferenze online in grado di gestire eventi su larga scala e per un pubblico multilingue.

Potrebbe trovarsi in questa situazione – ma con così tante piattaforme di conferenze online tra cui scegliere, cosa dovrebbe cercare e come può sfruttare al meglio la tecnologia?

1. Verifica la capacità di interpretazione remota

Nell'attuale contesto, l'unico modo in cui le aziende che organizzano grandi eventi online per un pubblico multilingue possono offrire interpretariato simultaneo è quando gli interpreti sono collegati da remoto. Questo tipo di tecnologia consente agli interpreti di lavorare da qualsiasi luogo, senza l'uso di apparecchiature specializzate, complesse e proprietarie – possono semplicemente utilizzare un laptop con microfono e cuffie.

Con una piattaforma per conferenze virtuali in atto, c’è:

• Non è necessario portare attrezzature in loco – gli eventi diventano molto più resilienti poiché, se si verifica un problema sul posto (ad esempio l’attrezzatura smette di funzionare) o un interprete non può viaggiare (restrizioni, pandemie come il COVID-19), hanno la possibilità di lavorare da remoto.
• Maggiore flessibilità – i tuoi eventi non sono più limitati a una singola sede. Puoi semplicemente spostare i tuoi eventi online e coinvolgere i tuoi interpreti abituali per fornire il loro servizio a distanza. Inoltre, poiché i tuoi eventi sono ora online, più persone possono partecipare poiché non sono più limitate dal viaggio. Puoi anche organizzare eventi ibridi o a gruppi – parte in loco, parte online!
• Costi più bassi – non è necessario pagare per i viaggi o l’alloggio degli interpreti, si paga solo per il loro servizio. I risparmi possono poi essere destinati a fornire interpretariato in più lingue.
• Migliore qualità Non siete più limitati agli interpreti disponibili localmente, potete utilizzare i migliori interpreti a livello mondiale, indipendentemente da dove vivano

Tuttavia, la preghiamo di tenere presente che, sebbene una piattaforma per conferenze virtuali possa offrire interpretariato a distanza, il fornitore di tale soluzione dispone di una rete di interpreti specializzati per conferenze tra cui poter scegliere? Disporre della piattaforma è solo il primo passo; è comunque necessario avere interpreti esperti e altamente qualificati per fornire i contenuti nelle lingue richieste.

2. Ottenere il maggior numero possibile di lingue

Quando trasferisci i tuoi eventi online, riduci e/o elimini alcune barriere all'ingresso, ovvero: posizione, tempo e costo.

Ma che dire della lingua?

Gli eventi in loco sono limitati in quanto c’è solo così tanto spazio per le cabine degli interpreti, quindi spesso vengono scelte solo le poche lingue più popolari. Spiace, che forse avrebbe potuto essere utilizzato per più partecipanti. Tuttavia, passando gli eventi online non devi preoccuparti dello spazio e puoi ingaggiare quanti interpreti desideri. Inoltre, perché i tuoi eventi sono online, ora hai accesso a un pubblico molto, molto più ampio.

Il denaro che risparmi sull'infrastruttura può essere utilizzato per acquisire più interpreti di livello conferenza, inclusi interpreti linguistici per solo pochi delegati. Non solo attirerà più persone ai tuoi eventi online, ma li renderà anche più inclusivi poiché dimostra che hai considerato tutti.

Il nostro consiglio? Verificate se il vostro fornitore di piattaforma per conferenze online dispone di una rete di interpreti di livello conferenza (come menzionato sopra) e servizi. Saranno in grado di offrire uno sconto come parte del pacchetto e fornire interpreti che conoscono la piattaforma che state utilizzando.

3. Verificare se è fornito supporto tecnico e/o attrezzature

Trasportare i tuoi eventi online richiede molto più di una semplice piattaforma – è necessario un fornitore che’ è in grado di aiutarti a configurarla e gestirla.

Il fornitore giusto sarà in grado di “onboard” te, cioè spiegare come funziona la soluzione, implementarla per te e – per una piccola tariffa aggiuntiva – fornire supporto dedicato prima, durante e dopo i tuoi eventi.

Ad esempio, lo faranno:

• Formare lei e il suo team su come utilizzare la piattaforma?
• Offrire supporto dedicato prima, durante e dopo l'evento?
• Aiutare a configurare qualsiasi attrezzatura per gli interpreti? (Non tanto fornire l'attrezzatura stessa, ma spiegare come ottenere la migliore qualità audio/video possibile dai dispositivi attuali)
• Registrare audio e/o video per l'uso dopo l'evento, inclusi i trascritti?

Queste sono tutte domande relativamente innocue ma devono comunque essere poste. Per sfruttare al massimo la tua piattaforma di conferenza online, trova un fornitore che possa aiutarti in ogni aspetto, poiché renderà la tua vita molto, molto più facile!

4. Esaminare le qualifiche e la conoscenza della materia

Quindi ’ supponiamo che il fornitore che scegli di utilizzare abbia una rete di interpreti di livello conferenza e che tu voglia ingaggiarne alcuni per un prossimo evento.

Ma come può sapere se sta ottenendo il miglior rapporto qualità-prezzo?

Come hai ’ fatto il diligente lavoro di configurare la tua piattaforma di conferenze online (e i servizi associati), devi assicurarti che gli interpreti offerti soddisfino realmente le tue esigenze.

Alcune cose da tenere a mente mentre valuti gli interpreti:

• Sono così esperti e competenti come desideri che siano?

Ad esempio, possono dimostrare di comprendere gli argomenti che saranno discussi al suo evento? Conoscono a fondo la terminologia? Sarebbe inutile ingaggiare un interprete che non’ comprenda le sfumature del contenuto, poiché potrebbe trasmettere il materiale in modo errato. Questo è particolarmente importante per argomenti altamente tecnici, dove il materiale complesso deve spesso essere sintetizzato e spiegato chiaramente al pubblico.

• Quali sono le loro qualifiche e quale livello di esperienza ti serve?

Qualsiasi interprete che scegli dovrebbe essere qualificato a un livello in cui si senta a proprio agio a parlare degli argomenti che intendi presentare. Dovrebbe inoltre possedere il livello di esperienza appropriato in modo da essere calmo, composto e capace di fornire contenuti nel giusto modo. Per esempio, un interprete esperto sarà in grado di fornire costantemente sotto pressione, e sarà in grado di eliminare il superfluo dai contenuti e concentrarsi sugli elementi più pertinenti.

• Sono familiari con i software/strumenti di conferenza – cioè la piattaforma scelta?

Tra le domande finora poste, questa è forse la più importante. I problemi più grandi sorgono quando un interprete non’ conosce come utilizzare la tecnologia che avete a disposizione. Ciò significa che dovrete spendere denaro per formarli. In genere, un fornitore sarà in grado di addestrare gli interpreti su come utilizzare la loro piattaforma di conferenza online. Inoltre, se dispongono di una rete di interpreti, è’ probabile che questi interpreti sappiano già come usarla.

• Collabora con un fornitore che può assisterti in ogni fase del percorso

In Interprefy, ci specializziamo nella fornitura interpretazione simultanea remota (RSI) per eventi multilingue in sede e online. Forniamo la world’s leader piattaforma cloud RSI (o piattaforma di conferenza virtuale/eventi online). Consente agli interpreti di lavorare da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, e senza attrezzature specializzate, it’s facile da configurare e utilizzare, ed è scalabile e flessibile (rendendola adatta a qualsiasi evento).

Se hai bisogno di lingue specifiche, la nostra rete di fornitori di servizi linguistici (LSP) può trovare i migliori interpreti a livello di conferenza per te, così potrai concentrarti sul rendere il tuo evento eccellente. Ti forniremo anche supporto tecnico e competenza per garantire che i tuoi eventi si svolgano senza problemi.

Siamo al tuo fianco in ogni fase del percorso, quindi se stai davvero cercando aiuto per portare i tuoi eventi online – perché non parlarci?

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