Anche se il lavoro da remoto ha offerto maggiore flessibilità, è ancora quasi impossibile riunire tutto il personale nello stesso posto nello stesso momento.
Le agende sono piene di riunioni e c'è sempre una persona in ferie annuali.
È una situazione complicata, soprattutto quando si cerca di fornire importanti aggiornamenti aziendali a tutti i dipendenti.
Ecco perché molte organizzazioni stanno iniziando ad adottare riunioni virtuali in stile town hall.
La differenza tra un evento normale e un'assemblea pubblica virtuale è che in genere quest'ultima vede la partecipazione di team dirigenziali aziendali che forniscono all'intera forza lavoro aggiornamenti generali per tenere tutti aggiornati e informati.
Grazie a un'assemblea pubblica virtuale, i dipendenti ottengono molti dei vantaggi di un evento in presenza, con l'ulteriore vantaggio di poter partecipare da qualsiasi parte del mondo.
Sono anche un ottimo strumento per rafforzare la cultura aziendale, aumentare il legame di squadra e mantenere tutti allineati alla visione dell'organizzazione.
Tuttavia, mantenere il coinvolgimento durante un evento virtuale può essere difficile, soprattutto se si tratta di un evento che dura un'intera giornata e con molte persone che si sentono esauste a causa delle continue videoconferenze.
Quindi, dato che il 55% dei lavoratori da remoto si sente attualmente meno connesso alla propria attività e il 69% soffre di burnout , ecco i miei migliori consigli per gli organizzatori di eventi per rendere i loro incontri pubblici virtuali più coinvolgenti.
Metti un po' di musica in sottofondo mentre i tuoi colleghi iniziano lentamente a connettersi. Potrebbe volerci un po' di tempo prima che tutti siano connessi e puoi creare l'atmosfera giusta mentre gli altri aspettano.
Questo non solo crea l'atmosfera giusta, ma è anche un ottimo modo per rompere il ghiaccio, perché di solito è una sorpresa piacevole e inaspettata per la maggior parte delle persone!
Quale modo migliore per risollevare il morale del personale se non quello di dare il via alle attività con una festa?
Il riconoscimento dei dipendenti è un modo efficace per stimolare il coinvolgimento e le assemblee pubbliche sono il modo perfetto per ribadire che il contributo di ogni singola persona è apprezzato.
Potrebbe trattarsi di un premio come dipendente del mese, ma può anche essere semplicemente un ringraziamento da parte di un altro collega, una ricompensa per prestazioni eccezionali o un riconoscimento per aver dimostrato i valori aziendali.
Le ricerche dimostrano addirittura che i lavoratori preferiscono gli elogi o i riconoscimenti pubblici a un aumento di stipendio , quindi non aver paura di elargire un riconoscimento meritato.
Vorresti dire così tante cose ai tuoi colleghi, ma hai così poco tempo.
Considerando che tutti hanno un programma fitto di impegni, non si vuole disperdere troppo la loro attenzione.
Siate brevi, con un programma chiaro e realistico e non più di 4 argomenti. E anche in questi casi, cercate di evitare di entrare troppo nei dettagli.
Assicuratevi di trasmettere il messaggio più ampio e che resti impresso. Dare troppi dettagli non fa che annacquare il messaggio e rischiate di perdere l'attenzione dei vostri colleghi.
Usare sempre gli stessi relatori, o anche solo un conduttore, in ogni incontro pubblico è scontato e monotono. Perché non dare il microfono a qualcun altro per condividere le proprie opinioni?
Meglio ancora, per rendere il tutto più interessante, è possibile avvalersi di relatori provenienti da diversi dipartimenti e livelli dirigenziali. Alcune organizzazioni si sono spinte oltre, ingaggiando relatori ospiti e motivazionali per partecipare alle loro call.
Ma valutate la possibilità di includere almeno un nuovo relatore a ogni incontro pubblico aziendale, oltre a offrire ai dipendenti la possibilità di esprimersi. Questo non solo consente di rappresentare diverse prospettive, ma crea anche una percezione più autentica di ciò che accade nell'intera organizzazione.
La capacità di attenzione umana media è di circa 8 secondi, quindi per mantenere il coinvolgimento delle persone è fondamentale che le informazioni siano brevi, incisive e concise.
Gli eventi più brevi, che non superano un'ora, solitamente registrano i migliori tassi di coinvolgimento tra il pubblico, poiché più dura l'evento, maggiore è la probabilità che le persone si distraggano e perdano la concentrazione.
Anche le sessioni di gruppo sono un ottimo modo per mantenere la concentrazione, così come prevedere del tempo alla fine di ogni presentazione o sezione per le domande e risposte. Riducendo il superfluo e mantenendo gli spazi a una durata accettabile, è molto meno probabile che l'attenzione del pubblico vacilli.
Coinvolgi i tuoi colleghi organizzando un sondaggio o un semplice gioco su alcuni degli argomenti in agenda. Non c'è modo più semplice di un semplice clic per coinvolgere i partecipanti, eppure crea rapidamente una connessione.
I dipendenti sono alla ricerca di nuovi modi per interagire tra loro e di una possibilità diversa dalla solita videoconferenza, quindi siate creativi.
Le riunioni non devono più svolgersi tra le quattro mura dell'ufficio. Incoraggiate i dipendenti a fare una passeggiata ogni tanto, continuando a collegarsi tramite smartphone.
Non tutte le idee devono essere per forza grandiose. La varietà è il sale della vita, quindi non aver paura di sperimentare.
Assicurati di ricevere feedback dal tuo team e di adattare il tuo approccio ogni volta che è necessario per mantenere un livello di coinvolgimento costante.
Le assemblee cittadine online rendono più facile che mai riunire persone da ogni angolo del mondo. Il problema è che non tutti parlano la stessa lingua.
Per consentire a persone di nazionalità e background diversi di interagire tra loro in tempo reale, sono necessari strumenti e software intuitivi che offrano un'interpretazione fluida durante lo svolgimento dell'evento.
Strumenti di traduzione in tempo reale come la piattaforma Interprefy aggiungono la traduzione in tempo reale per eventi multinazionali di tutte le dimensioni, aiutando al contempo le organizzazioni a promuovere l'inclusività e ad abbattere le barriere linguistiche, attraverso:
Poter partecipare a un evento nella propria lingua madre è probabilmente il modo più efficace per creare un'esperienza coinvolgente a cui tutti possano partecipare.
Dopo aver condiviso gli aggiornamenti aziendali e gli obiettivi futuri, assicurati che i tuoi dipendenti abbiano la possibilità di porre domande e di entrare in contatto direttamente con il tuo team dirigenziale.
Considerate di includere nel programma del vostro incontro virtuale un momento dedicato alle domande e risposte dopo ogni relatore.
Ma anche nella cultura più aperta e collaborativa, porre una domanda al management di fronte all'intera azienda può essere intimidatorio.
I dipendenti potrebbero astenersi per paura di rivelare la loro potenziale ignoranza. Ma se un leader si alza e pone una domanda, i dipendenti hanno l'opportunità di partecipare da una posizione di forza.
Non c'è niente di peggio che andare a una riunione e non capire una parola di quello che dicono. Introduci i dati finanziari solo se riesci a renderli concreti e pertinenti ai prossimi obiettivi aziendali.
Che si tratti di un gergo aziendale eccessivo o di diapositive che affaticano la vista, cerca di evitare argomenti eccessivamente complicati nelle tue riunioni plenarie e mantieni il messaggio semplice, comprensibile e diretto.
Le assemblee cittadine sono molto più di una semplice presentazione da parte di un dirigente aziendale a una folla di persone.
Questi eventi onnicomprensivi possono svolgere un ruolo fondamentale nel risollevare il morale dei dipendenti, orientare la direzione organizzativa e, soprattutto, mantenere tutti coinvolti.
Anche se può essere ancora complicato coinvolgere l'intera forza lavoro in una sola chiamata, mantenere il coinvolgimento durante queste chiamate fin dall'inizio è un modo sicuro per rendere le riunioni divertenti e istruttive.