Anche se il lavoro a distanza ha fornito una maggiore flessibilità, è ancora quasi impossibile riunire tutto il personale in un unico luogo allo stesso tempo.
Le agende sono piene di riunione dopo riunione, e c’è sempre una persona in ferie annuali.
È una situazione delicata, soprattutto quando si cerca di fornire aggiornamenti aziendali importanti a tutta la forza lavoro.
Ecco perché molte organizzazioni stanno iniziando ad adottare riunioni virtuali in stile town hall.
La differenza tra un evento normale e una riunione virtuale di town hall è che tipicamente presenta team di leadership aziendale che forniscono all'intera forza lavoro aggiornamenti di alto livello per mantenere tutti aggiornati e informati.
Con una riunione plenaria virtuale, i dipendenti ottengono molti dei vantaggi di un evento in presenza, con il vantaggio aggiuntivo di poter partecipare da qualsiasi parte del mondo.
Sono’ anche un ottimo strumento per rafforzare la cultura aziendale, aumentare il legame del team e mantenere tutti allineati alla visione dell’organizzazione’.
Tuttavia, mantenere l’engagement durante un evento virtuale può essere impegnativo, soprattutto se si tratta di un impegno di un’intera giornata e molte persone si sentono esauste a causa di continue riunioni in videoconferenza.
Quindi, con Il 55 percento dei lavoratori remoti attualmente si sentono meno connessi alla loro azienda e Il 69 percento sperimenta burnout, ecco i miei consigli principali per gli organizzatori di eventi per rendere le loro riunioni virtuali di town hall più coinvolgenti.
1. Imposta l'atmosfera
Riproduci della musica di sottofondo mentre i tuoi colleghi si collegano gradualmente. Potrebbe volerci un po' prima che tutti siano connessi, così potrai creare l’atmosfera mentre gli altri attendono.
Non solo crea l’atmosfera, è’ un ottimo rompighiaccio, poiché è’ solitamente una piacevole e inaspettata sorpresa per la maggior parte!
2. Celebra i tuoi successi
Qual è un modo migliore per aumentare il morale del personale se non iniziare con una celebrazione?
Il riconoscimento dei dipendenti è un modo efficace per stimolare il coinvolgimento, e le riunioni plenarie sono lo strumento ideale per rafforzare il valore del contributo di ogni singola persona.
Potrebbe trattarsi di un premio dipendente del mese, ma può anche essere qualcosa di semplice come un riconoscimento da parte di un collega, una ricompensa per prestazioni eccezionali o un riconoscimento per aver dimostrato i valori aziendali.
Le ricerche mostrano anche che i dipendenti preferiscono elogi o riconoscimenti pubblici a un aumento, quindi non aver paura di concedere il riconoscimento tanto meritato.
3. Mantienilo breve e focalizzato
C’è così tanto che vorresti dire ai tuoi colleghi, ma così poco tempo.
Considerata la frenesia degli impegni di tutti, non vuoi sovraccaricare la loro attenzione.
Keep it short, with a clear and realistic agenda and no more than 4 topics. And even in these topics, try and avoid going too much into detail.
Assicurati di trasmettere il messaggio più ampio e che rimanga impresso. Fornire troppi dettagli diluisce il messaggio e rischi di perdere l'attenzione dei tuoi colleghi'.
4. Offri a tutti l’opportunità di parlare
Usare sempre gli stessi relatori, o anche solo un unico conduttore, in ogni assemblea è prevedibile e monotono. Perché non offrire il microfono a qualcun altro per condividere il proprio punto di vista?
Meglio ancora, ravviva il tutto utilizzando una varietà di presentatori provenienti da diversi dipartimenti e livelli di gestione. Alcune organizzazioni hanno persino fatto un passo in più, prenotando relatori ospiti e motivazionali per partecipare alle loro chiamate.
Ma consideri di includere almeno un nuovo relatore in ogni riunione plenaria aziendale, nonché di offrire la possibilità ai dipendenti di essere ascoltati. Non solo ciò consente di rappresentare diverse prospettive, ma crea anche una percezione più autentica di cosa’ sta succedendo in tutta l'organizzazione.
5. Concedi una pausa alle persone
La durata media dell'attenzione umana è di circa 8 secondi, quindi mantenere le cose brevi, incisive e al punto è fondamentale per mantenere le persone coinvolte.
Eventi più brevi, non superiori a un'ora, ricevono tipicamente i migliori tassi di coinvolgimento tra i partecipanti, poiché più si prolungano, maggiore è la probabilità che le persone si distraggano e perdano la concentrazione.
Le sessioni di break-out sono anche un ottimo modo per mantenere la concentrazione, così come consentire del tempo alla fine di ogni presentazione o sezione per le Q&A. Riducendo il superfluo e mantenendo gli slot a lunghezze digeribili, l'attenzione del pubblico è molto meno propensa a vacillare.
6. Utilizza sondaggi e gamification per avviare il coinvolgimento
Coinvolgi i colleghi proponendo un sondaggio o un semplice gioco in alcuni argomenti dell'agenda. Non c’è modo più semplice di coinvolgere di un solo clic, ma crea una connessione rapida.
7. Sii creativo
I dipendenti desiderano nuovi modi per interagire tra loro e un’alternativa alla tipica riunione in videoconferenza, quindi siate creativi.
Le riunioni non devono più svolgersi all'interno delle quattro mura dell'ufficio. Incoraggiate i dipendenti a fare una passeggiata di tanto in tanto, continuando a collegarsi dai loro smartphone.
Non ogni idea deve essere un'idea grandiosa. La varietà è il condimento della vita, quindi non temere di sperimentare.
Assicurati di raccogliere feedback dal tuo team e di adeguare il tuo approccio ogni volta che sia necessario per mantenere un livello costante di coinvolgimento.
8. Colmare le lacune linguistiche
Le riunioni online del municipio rendono più facile che mai riunire persone da tutti gli angoli del mondo. Il problema è che non tutti parlano la stessa lingua.
Affinché persone di diverse nazionalità e background possano interagire in tempo reale, hanno bisogno di strumenti intuitivi e software che offrano un'interpretazione fluida durante lo svolgimento dell'evento.
Strumenti di traduzione in tempo reale, come la piattaforma Interprefy, aggiungono traduzione live per eventi multinazionali di ogni dimensione, contribuendo al contempo a promuovere l'inclusività e a superare le barriere linguistiche, attraverso:
- In diretta interpretazione simultanea da interpreti di conferenza
- Automatico, tradotto dall'IA sottotitoli in tempo reale
- Interpretazione della lingua dei segni
Poter godere di un evento nella propria lingua madre è, senza dubbio, il modo più efficace per creare un'esperienza di pubblico coinvolto a cui tutti possono partecipare.
9. Capovolgi le cose nella tua sezione Q&A
Una volta condivisi gli aggiornamenti aziendali e gli obiettivi futuri, garantisci ai tuoi dipendenti la possibilità di porre domande e di connettersi direttamente con il team di leadership.
Considera di inserire del tempo per Q&A dopo ogni relatore nella tua agenda della town hall virtuale.
Ma anche nella cultura più aperta e solidale, porre una domanda alla direzione davanti all'intera azienda può risultare intimidatorio.
I dipendenti potrebbero astenersi per paura di rivelare una potenziale ignoranza. Tuttavia, se un leader si alza e pone una domanda, i dipendenti hanno l'opportunità di partecipare da una posizione di forza.
10. Mantieni la semplicità!
Non c’è nulla di peggio che andare a una riunione e non riuscire a capire una sola parola di ciò che qualcuno sta dicendo. Inserisci i dati finanziari solo se riesci a renderli vivi e a renderli pertinenti a ciò su cui l'azienda deve concentrarsi prossimamente.
Che si tratti di un eccesso di gergo aziendale o di slide affaticanti per gli occhi, cercate di evitare argomenti eccessivamente complessi per le vostre riunioni plenarie e mantenete il messaggio semplice, comprensibile e conciso.
Riunioni plenarie: una strada a doppio senso
Le riunioni plenarie sono molto più di una semplice presentazione di un dirigente aziendale a una folla di persone.
Questi eventi completi possono svolgere un ruolo fondamentale nel rafforzare il morale dei dipendenti, guidare la direzione organizzativa e, soprattutto, mantenere tutti coinvolti.
Anche se può risultare ancora difficile riunire l'intera forza lavoro in una sola chiamata, mantenere l'engagement fin dall'inizio è un modo infallibile per rendere le tue riunioni tanto divertenti quanto istruttive.
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