Quando si tratta di valutare il successo di un evento, una variabile chiave da considerare è il coinvolgimento del pubblico. Opinioni, discussioni, domande – tutti sono segni di coinvolgimento del pubblico e, cosa più importante, prova che il tuo evento è interessante.
Tuttavia, sebbene sia facile misurare il coinvolgimento in un evento in loco (e successivamente migliorare il prossimo), cosa ne è di quelli che ospiti online?
Il fatto è che ci troviamo in tempi strani e difficili. In seguito alla cancellazione di eventi locali e internazionali a causa della pandemia di COVID-19, molti eventi e conferenze programmati si svolgono online. Questi eventi, sebbene molto più accessibili, inclusivi e diversificati, sono molto più difficili da rendere coinvolgenti.
Gran parte di questa difficoltà dipende dal mezzo: poche piattaforme di conferenza online offrono le funzioni necessarie per il coinvolgimento di un pubblico su larga scala. Per eventi e riunioni più piccoli, la possibilità di ‘sollevare la mano’ o ‘condividere lo schermo’ è inestimabile e dà potere agli utenti, ma per eventi online su larga scala con potenzialmente migliaia di persone, come possono partecipare i partecipanti?
E non è solo una questione di fornire contenuti. È una questione di fornire contenuti con cui il tuo pubblico può interagire – e per farlo devi renderlo facile per loro, sia attraverso la tua piattaforma sia prima dell’evento online. Per molti che ora lavorano da casa a causa del COVID-19, interagire tramite una piattaforma per eventi sarà loro sconosciuto.
In questo blog, we’re condivideremo diversi consigli che ti aiuteranno a migliorare il coinvolgimento del pubblico prima e durante il tuo prossimo evento online.
Uno dei modi migliori per promuovere un evento online (e quindi migliorare il coinvolgimento prima e durante l'evento) è condividere contenuti pertinenti. Questo può includere qualsiasi cosa, dalla pubblicazione di brevi registrazioni video all'avvio di un forum di discussione riservato solo ai partecipanti. Creando contenuti e condividendoli con il tuo pubblico online, offri loro un'esperienza interna che li entusiasma a partecipare.
Oltre a creare contenuti, è necessario condividerli sui canali dei social media che il tuo pubblico frequenta.
Twitter e LinkedIn sono i principali canali per la promozione, ma considera la creazione di gruppi privati per i registranti dove puoi condividere contenuti e filmati completamente nuovi. Rendi chiaro nella pagina di registrazione dell'evento che, registrandoti, i partecipanti ottengono l'accesso a questi contenuti protetti.
Il panel dei relatori e i contenuti forniti sono i fattori più importanti per determinare se qualcuno partecipa a un evento online. In uno spazio di eventi online sempre più internazionale, il panel scelto deve essere diversificato (nessuno vuole sentire la stessa opinione da cinque persone diverse con lo stesso background) e avere competenze chiare.
Tenendo presente questo, devi selezionare relatori che possano fornire nuove intuizioni e prospettive che terranno il tuo pubblico sul bordo delle loro sedie d'ufficio! Questo li spingerà anche a fare più domande, poiché sarà un'informazione interessante che non l’hanno sentita prima o di cui sanno poco.
Infine, concedi un po' di tempo per Q&A.
Gli eventi online non sono lezioni (per quanto sia facile per gli speaker dominare quando si usano piattaforme online) ma seminari educativi o discussioni. Consentendo al pubblico ampio tempo per porre domande, si sentono inclusi e quindi coinvolti dagli speaker(s). Inoltre, le domande aiutano a fare luce ulteriormente sui temi discussi dagli speaker; può darsi che non abbiano avuto abbastanza tempo per coprire ogni aspetto di un argomento; le domande del pubblico possono aiutare a far emergere le risposte.
Il nostro sondaggio ci ha evidenziato che una parte fondamentale del coinvolgimento del pubblico è la capacità di comunicare con gli altri partecipanti e relatori prima e durante un evento online.
Infatti, secondo il nostro sondaggio Event Industry Trends 2020 (composto da 106 intervistati, tutti con esperienza nella gestione di eventi), il 78% ha concordato che i partecipanti agli eventi desiderano nuovi modi di interagire tra loro e con i relatori.
Con i progressi nella tecnologia degli eventi e nelle piattaforme di comunicazione, è più facile che mai per te (e i tuoi relatori) interagire con il tuo pubblico in tempo reale. La maggior parte degli strumenti di videoconferenza online dispone di una funzione ‘chat’ – usala per raccogliere e curare le domande del pubblico. Questo approccio dà ai relatori il tempo di leggere e riflettere sulle loro risposte alle domande e coinvolge il pubblico.
Puoi anche utilizzare piattaforme di comunicazione per raccogliere feedback dal tuo pubblico e valutare in tempo reale come sta procedendo l'evento. Queste informazioni possono poi essere usate per apportare modifiche al modo in cui l'evento viene presentato – magari il pubblico desidera che l'oratore rimanga più a lungo su slide specifiche o condivida le slide dopo l'evento online.
Infine, avere questa tecnologia in atto ti consente di capire quanto bene sei in grado di gestire il coinvolgimento del pubblico e soddisfare le aspettative. Potrebbe essere che il tuo pubblico avesse molte domande, ma i tuoi relatori non sono stati in grado di rispondere a tutte a causa di vincoli di tempo. Quindi, la prossima volta potrai estendere il tempo di intervento e la sezione delle domande.
Una delle principali barriere all'engagement del pubblico è la lingua. Ad esempio, diciamo che un madrelingua tedesco vuole partecipare al tuo evento online. Il contenuto offerto è attraente per loro, così come l'elenco dei relatori, ma c’è solo un problema: l'evento è in inglese e loro parlano solo tedesco.
Ora, questo scenario è comune. Ci sono molti eventi online che il tuo pubblico target amerebbe partecipare ma non può’ a causa delle barriere linguistiche. È il 2020 – non c’è’ alcun motivo per cui il tuo evento online sia senza opzioni di interpretazione.
Esistono piattaforme disponibili (come Interprefy) che ti permetteranno di ospitare i tuoi eventi online per grandi pubblici e consentiranno agli interpreti di connettersi da remoto. Nell'attuale contesto, questo ti farà risparmiare denaro e ti darà un maggiore accesso a una serie di interpreti online.
Quindi pensa a quali lingue devi fornire al tuo pubblico. Se queste opzioni sono disponibili, il coinvolgimento del pubblico aumenterà in modo significativo.
Il coinvolgimento del pubblico ne risente quando it’s difficile per i partecipanti, in particolare i neofiti, identificare quali sessioni online saranno rilevanti per loro.
È quindi nel tuo migliore interesse fornire l’agenda sul tuo sito web e inviarla via email a tutti i partecipanti.
Un'altra cosa da considerare per il tuo prossimo evento online è chiedere cosa vogliono vedere i partecipanti. Questo ti permetterà di fornire contenuti più personalizzati la prossima volta, aumentando nuovamente il coinvolgimento del pubblico!
Infine, per i principianti al tuo evento, utilizza una piattaforma di matchmaking per eventi. Queste piattaforme sono progettate per riunire i partecipanti interessati a temi specifici e/o relatori al tuo evento. Questo rende molto più facile per le persone comunicare e connettersi in anticipo, creando entusiasmo e migliorando il coinvolgimento.
In Interprefy offriamo una soluzione per eventi online che rende più facile per te connetterti con il tuo pubblico e fornire contenuti ovunque e in qualsiasi momento.
La nostra piattaforma utilizza l'interpretazione simultanea remota in tempo reale per rendere gli eventi più accessibili a parlanti di diverse lingue. Questo consente ai partecipanti di collegarsi ai vostri eventi “digitalmente” e vi permette di offrire opzioni linguistiche che in precedenza sarebbero state troppo costose.
È una soluzione accessibile e scalabile: può essere usata da qualsiasi luogo in qualsiasi momento e funziona sia per eventi di piccola che di grande scala. Per quanto riguarda l'installazione, non è necessario alcun hardware o configurazione; basta scaricare l'applicazione e partire.
Il tuo pubblico sta cercando sempre più tecnologie che consentono loro di connettersi e che’ è qualcosa con cui possiamo aiutare.
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