Come organizzare con successo riunioni d'affari multilingue

Durante le riunioni con partner, clienti, fornitori o colleghi in diversi paesi, la lingua può spesso rappresentare un grande ostacolo alla comunicazione efficace.

Per assicurarsi che il messaggio dei partecipanti' non' venga perso nella traduzione, gli organizzatori di riunioni in aziende, PMI, ONG, associazioni e istituzioni scelgono di portare interpreti simultanei professionisti alle loro riunioni.

Integrazioni da Remote Simultaneous Interpretation (RSI) fornitori di soluzioni come Interprefy nei popolari software per riunioni Microsoft Teams o Zoom lo rendono facile da fare.

Avendo supportato decine di migliaia di riunioni aziendali multilingue, abbiamo identificato alcune pratiche chiave per garantire che le vostre riunioni multilingue con interpretazione simultanea si svolgano senza problemi.

Quando si organizzano riunioni multilingue

Se sta organizzando o ospitando una riunione multilingue con interpretazione simultanea, le consigliamo di seguire i suggerimenti riportati di seguito per garantire il successo:

1. Share the user guide of the platform of your choice with your attendees before the meeting - Never overestimate your participants' technological knowledge and share the platform instructions with them prior to the meeting. If they already know how to use it, they are free to ignore them but if they don't, this simple action can save your meeting. Better safe than sorry and it's as easy as sending the relevant link. At Interprefy, we've collected all our product's user guides and made them publicly available in our Knowledge Base.

2. Informi i partecipanti sulle migliori pratiche per le riunioni multilingue' prima dell'evento - Alcune migliori pratiche per le riunioni online sono ancora più rilevanti per quelle online multilingue. È il caso della qualità del suono e della necessità di utilizzare microfoni e cuffie adeguati. In Interprefy, abbiamo realizzato un semplice video introduttivo (disponibile di seguito) che guida i partecipanti attraverso alcune regole di base per garantire il successo delle riunioni multilingue con interpretariato. È possibile condividerlo in anticipo affinché tutti siano preparati e riprodurlo all'inizio della riunione come promemoria rapido e incisivo.

3. Condivida qualsiasi presentazione o materiale pertinente con gli interpreti prima della sua riunione - anche se i suoi interpreti saranno esperti dell'argomento della riunione, fornire loro materiali pertinenti li aiuterà a familiarizzare con termini, nomi e gergo specifici dell'azienda che altrimenti potrebbero non conoscere.
   
   
4. Se sei l'host della riunione, guida il tuo pubblico attraverso le tue azioni verbalmente - Il silenzio può far sentire il pubblico disconnesso dalla riunione, quindi cerca di usare segnali verbali il più possibile per far sapere ai partecipanti cosa sta succedendo. Per esempio, se non hai ancora avviato la riunione perché stai aspettando che più partecipanti si connettano, potresti dire "Vedo che alcuni partecipanti non sono ancora connessi, quindi aspetteremo altri 5 minuti prima di avviare la chiamata".

Quando si parla a una riunione multilingue con interpretazione simultanea

Una riunione di successo dipende notevolmente dalla qualità dell'audio che gli interpreti ricevono. Ecco alcune raccomandazioni per i relatori per garantire che gli interpreti possano tradurre efficacemente e trasmettere il tuo messaggio:

1. Assicurati di trovarti in un ambiente silenzioso e privo di eco - questo non solo ti aiuterà a concentrarti meglio nella riunione in corso, ma garantirà anche che il tuo pubblico e gli interpreti ascoltino solo la tua voce.
   
   
2. Scegli microfoni plug-in, stile USB - evita di utilizzare microfoni integrati o wireless poiché possono generare eco o scaricare la batteria durante la riunione. Per favore non' usare i microfoni integrati del tuo computer', o gli auricolari, poiché la qualità audio semplicemente non' è sufficiente.
   
   
3. Parli sempre direttamente nel dispositivo audio ed eviti qualsiasi rumore di fondo - azioni inconsapevoli come frusciare la carta, cliccare una penna o trovarsi troppo lontano dal microfono possono compromettere la qualità audio e avere un impatto negativo sia sul pubblico sia sugli interpreti.
   
   
4. Assicurati che solo una persona parli alla volta e a un ritmo moderato - sii consapevole dei tuoi colleghi partecipanti ma anche dell'interprete. È molto facile che i partecipanti alla riunione si sentano disimpegnati se non riescono a sentire correttamente o a seguire la conversazione, ma ciò è ancora più importante per l'interprete, che deve trasmettere il messaggio in un'altra lingua. Questo può essere facilmente evitato alternando gli interventi e evitando di leggere il proprio discorso.
   
   
5. Evitare di cambiare lingua a metà frase - se sei un oratore multilingue fluente in più di una lingua potresti essere tentato di cambiare lingua durante il tuo discorso. Se intendi farlo, informa tutti in anticipo semplicemente dicendo "Sto per passare a lingua X (Italiano, spagnolo, arabo, ecc.)" in modo che le persone che non comprendono quella lingua possano passare al canale linguistico appropriato e che gli interpreti possano anche regolare le loro impostazioni nello strumento di interpretazione. 

    

Ora sei tutto pronto. Assicurati di seguire questi passaggi, e nulla ostacolerà il garantire che tutti nella riunione possano comprendere ed essere compresi.

Se desideri saperne di più su come Interprefy può aiutarti a organizzare riunioni aziendali multilingue, conferenze, assemblee e oltre, sentiti libero di prenotare una chiamata introduttiva con noi oggi.