Come organizzare con successo riunioni d'affari multilingue

Durante le riunioni con partner, clienti, fornitori o colleghi in diversi paesi, la lingua può spesso rappresentare un grande ostacolo alla comunicazione efficace.

Per assicurarsi che il messaggio dei partecipanti' non' venga perso nella traduzione, gli organizzatori di riunioni in aziende, PMI, ONG, associazioni e istituzioni scelgono di portare interpreti simultanei professionisti alle loro riunioni.

Integrazioni da Remote Simultaneous Interpretation (RSI) fornitori di soluzioni come Interprefy nei popolari software per riunioni Microsoft Teams o Zoom lo rendono facile da fare.

Avendo supportato decine di migliaia di riunioni aziendali multilingue, abbiamo identificato alcune pratiche chiave per garantire che le vostre riunioni multilingue con interpretazione simultanea si svolgano senza problemi.

Quando si organizzano riunioni multilingue

Se sta organizzando o ospitando una riunione multilingue con interpretazione simultanea, le consigliamo di seguire i suggerimenti riportati di seguito per garantire il successo:

1. Condividi la guida utente della piattaforma che preferisci con i partecipanti prima della riunione - Non sovrastimare la conoscenza tecnologica dei partecipanti' e condividi le istruzioni della piattaforma con loro prima della riunione. Se sanno già come usarla, possono ignorarle, ma se non lo fanno, questa semplice azione può salvare la tua riunione. Meglio prevenire che curare e ' è facile come inviare il link pertinente. Su Interprefy, abbiamo raccolto tutte le guide utente dei nostri prodotti e le abbiamo rese pubblicamente disponibili nella nostra Base di Conoscenza. 

2. Informi i partecipanti sulle migliori pratiche per le riunioni multilingue prima dell'evento - Alcune migliori pratiche per le riunioni online lo sono ancora di più per quelle multilingue. Questo vale per la qualità del suono e la necessità di utilizzare microfoni e cuffie adeguati. In Interprefy, abbiamo realizzato un semplice video di istruzioni (disponibile di seguito) che guida i partecipanti attraverso alcune regole di base per garantire il successo delle riunioni multilingue con interpretariato. È possibile condividerlo in anticipo affinché tutti siano preparati e riprodurlo all'inizio della riunione come promemoria rapido e incisivo. 

3. Condivida qualsiasi presentazione o materiale pertinente con gli interpreti prima della sua riunione - anche se i suoi interpreti saranno esperti dell'argomento della riunione, fornire loro materiali pertinenti li aiuterà a familiarizzare con termini, nomi e gergo specifici dell'azienda che altrimenti potrebbero non conoscere. 
   
   
4. Se è l'host della riunione, guidi il suo pubblico attraverso le sue azioni verbalmente - Il silenzio può far sentire il pubblico disconnesso dalla riunione, quindi cerchi di utilizzare segnali verbali il più possibile per informare i partecipanti su ciò che sta accadendo. Ad esempio, se non ha ancora avviato la riunione perché sta aspettando che più partecipanti si connettano, potrebbe dire "Vedo che alcuni partecipanti non sono ancora connessi, quindi aspetteremo altri 5 minuti prima di avviare la chiamata". 

Quando si parla a una riunione multilingue con interpretazione simultanea

Una riunione di successo dipende notevolmente dalla qualità dell'audio che gli interpreti ricevono. Ecco alcune raccomandazioni per i relatori per garantire che gli interpreti possano tradurre efficacemente e trasmettere il tuo messaggio:

1. Assicurati di trovarti in un ambiente silenzioso e privo di eco - questo non solo ti aiuterà a concentrarti meglio nella riunione in corso, ma garantirà anche che il tuo pubblico e gli interpreti ascoltino solo la tua voce.
   
   
2. Scegli microfoni plug-in, stile USB - evita di utilizzare microfoni integrati o wireless poiché possono generare eco o scaricare la batteria durante la riunione. Per favore non' utilizzare i microfoni integrati del tuo computer', o gli auricolari, poiché la qualità audio semplicemente non è sufficiente.
   
   
3. Parli sempre direttamente nel dispositivo audio ed eviti qualsiasi rumore di fondo - azioni inconsapevoli come frusciare la carta, cliccare una penna o trovarsi troppo lontano dal microfono possono compromettere la qualità audio e avere un impatto negativo sia sul pubblico sia sugli interpreti.  
   
   
4. Assicurati che solo una persona parli alla volta e a un ritmo moderato - sii consapevole dei tuoi colleghi partecipanti ma anche dell'interprete. È molto facile che i partecipanti alla riunione si sentano disimpegnati se non riescono a sentire correttamente o a seguire la conversazione, ma ciò è ancora più importante per l'interprete, che deve trasmettere il messaggio in un'altra lingua. Questo può essere facilmente evitato alternando gli interventi e evitando di leggere il proprio discorso. 
   
   
5. Evitare di cambiare lingua a metà frase - se sei un oratore multilingue fluente in più di una lingua potresti essere tentato di cambiare lingua durante il tuo discorso. Se intendi farlo, informa tutti in anticipo semplicemente dicendo "Sto per passare a lingua X (Italiano, spagnolo, arabo, ecc.)" in modo che le persone che non comprendono quella lingua possano passare al canale linguistico appropriato e che gli interpreti possano anche regolare le loro impostazioni nello strumento di interpretazione. 

    

Ora sei tutto pronto. Assicurati di seguire questi passaggi, e nulla ostacolerà il garantire che tutti nella riunione possano comprendere ed essere compresi.

Se desideri saperne di più su come Interprefy può aiutarti a organizzare riunioni aziendali multilingue, conferenze, assemblee e oltre, sentiti libero di prenotare una chiamata introduttiva con noi oggi.