Come organizzare con successo riunioni aziendali multilingue

Quando si tengono riunioni con partner, clienti, fornitori o colleghi in più Paesi, la lingua può spesso rappresentare un grosso ostacolo alla comunicazione efficace.

Per garantire che il messaggio dei partecipanti alle riunioni non vada perso nella traduzione, gli organizzatori di riunioni presso aziende, PMI, ONG, associazioni e istituzioni scelgono di portare interpreti simultanei professionisti alle loro riunioni.

L'integrazione di di interpretazione simultanea remota (RSI) come Interprefy nei popolari software per riunioni Microsoft Teams o Zoom semplifica questa operazione.

Avendo supportato decine di migliaia di riunioni aziendali multilingue, abbiamo individuato alcune best practice fondamentali per garantire che le vostre riunioni multilingue con interpretazione dal vivo si svolgano senza intoppi.

Quando si ospitano riunioni multilingue

Se stai organizzando o ospitando una riunione multilingue con interpretazione simultanea, ti consigliamo di seguire i seguenti suggerimenti per garantirne il successo:

1. Condividi la guida utente della piattaforma che preferisci con i partecipanti prima della riunione : non sopravvalutare mai le conoscenze tecnologiche dei tuoi partecipanti e condividi con loro le istruzioni della piattaforma prima della riunione. Se sanno già come usarla, sono liberi di ignorarle, ma in caso contrario, questa semplice azione può salvare la riunione. Meglio prevenire che curare, ed è facile come inviare il link pertinente. Noi di Interprefy abbiamo raccolto tutte le guide utente dei nostri prodotti e le abbiamo rese pubbliche nella nostra Knowledge Base .

2. Informa i partecipanti sulle best practice per le riunioni multilingue prima dell'evento . Alcune best practice per le riunioni online sono ancora più valide per quelle multilingue online. È il caso della qualità del suono e della necessità di utilizzare microfoni e cuffie adeguati. Noi di Interprefy abbiamo realizzato un semplice video di presentazione (disponibile di seguito) che illustra ai partecipanti alcune regole di base per garantire il successo delle riunioni multilingue con interpretazione. Puoi condividerlo in anticipo in modo che tutti siano preparati e riprodurlo all'inizio della riunione come promemoria rapido ed efficace.

3. Condividi con gli interpreti eventuali presentazioni o materiali pertinenti prima dell'incontro : anche se gli interpreti saranno esperti nell'argomento dell'incontro, fornire loro materiali pertinenti li aiuterà a familiarizzare con termini, nomi e gergo specifici dell'azienda che altrimenti potrebbero non conoscere.
   
   
4. Se sei l'organizzatore della riunione, spiega verbalmente al pubblico le tue azioni : il silenzio può far sentire il pubblico disconnesso dalla riunione, quindi cerca di utilizzare il più possibile segnali verbali per far sapere ai partecipanti cosa sta succedendo. Ad esempio, se non hai ancora iniziato la riunione perché stai aspettando che altri partecipanti si colleghino, potresti dire "Vedo che alcuni partecipanti non sono ancora connessi, quindi attenderemo altri 5 minuti prima di iniziare la chiamata".

Quando si parla in una riunione multilingue con interpretazione simultanea

Il successo di un incontro dipende in larga misura dalla qualità dell'audio ricevuto dagli interpreti. Ecco alcuni consigli per gli oratori, affinché gli interpreti possano tradurre e trasmettere efficacemente il vostro messaggio:

1. Assicuratevi di trovarvi in ​​un ambiente silenzioso e a prova di eco : questo non solo vi aiuterà a concentrarvi meglio durante la riunione, ma garantirà anche che il pubblico e gli interpreti sentano solo la vostra voce.
   
   
2. Scegli microfoni plug-in USB : evita di utilizzare microfoni integrati o wireless, poiché possono generare eco o esaurire la batteria durante la riunione. Si prega di non utilizzare i microfoni integrati nei computer o gli auricolari, poiché la qualità audio non è ottimale.
   
   
3. Parlare sempre direttamente nel dispositivo audio ed evitare qualsiasi rumore di sottofondo : azioni inconsce come spostare la carta, cliccare con una penna o allontanarsi troppo dal microfono possono danneggiare la qualità audio e avere un impatto negativo sia sul pubblico che sugli interpreti.
   
   
4. Assicuratevi che parli solo una persona alla volta e a un ritmo moderato : siate rispettosi degli altri partecipanti, ma anche dell'interprete. È molto facile che i partecipanti si sentano disinteressati se non riescono a sentire bene o a seguire la conversazione, ma questo è ancora più importante per l'interprete, che deve trasmettere il messaggio in una lingua diversa. Questo può essere facilmente evitato alternando la parola ed evitando di leggere il discorso.
   
   
5. Evita di cambiare lingua a metà frase - Se sei un parlante multilingue che parla fluentemente più di una lingua, potresti essere tentato di cambiare lingua durante il tuo discorso. Se hai intenzione di farlo, fallo sapere a tutti in anticipo semplicemente dicendo "Ora passo a lingua X (Italiano, Spagnolo, Arabo, ecc.)" in modo che le persone che non capiscono quella lingua possano passare al canale linguistico appropriato e che gli interpreti possano anche regolare le proprie impostazioni nello strumento di interpretazione. 

    

Ora sei pronto. Assicurati di seguire questi passaggi e niente ti impedirà di assicurarti che tutti i partecipanti alla riunione capiscano e siano compresi.

Se desideri saperne di più su come Interprefy può aiutarti a organizzare riunioni aziendali multilingue, conferenze, assemblee cittadine e altro ancora, non esitare a prenotare una chiamata introduttiva con noi oggi stesso.