La pandemia di COVID-19 è stata un fattore chiave nella rapida adozione di ambienti virtuali.
Non si intende affermare che il loro aumento di popolarità fosse imprevisto — il formato ha conquistato una nicchia nel panorama degli eventi e continuerà a modificare il DNA degli eventi fisici in futuro. Si prevede che gli eventi ibridi continueranno a guadagnare rilevanza, soddisfacendo sia i partecipanti in sede che quelli a distanza.
Per un certo periodo, le imprese multinazionali, le piccole aziende e le società di eventi hanno scelto l'ambiente online quando gli eventi fisici non avevano senso logistico.
La crisi in corso ha solo accelerato la necessità di passare a una tecnologia digitale di prima scelta.
Ma con l'adozione rapida arrivano problemi iniziali — uno dei quali è il coinvolgimento negli eventi online. Senza la stimolazione di un ambiente reale e la conversazione faccia a faccia, come possono gli organizzatori rendere i loro eventi online più coinvolgenti e interattivi per i partecipanti?
Oltre alle sfide di ospitare un evento online eccitante e stimolante, stiamo osservando un aumento della ‘Zoom fatigue’.
Dai segnali non verbali al linguaggio del corpo, gli esseri umani si affidano a più delle parole per comprendere ciò che’ è trasmesso. Nell'ambiente virtuale, tuttavia, noi’ stiamo perdendo informazioni critiche per decodificare il linguaggio del corpo, il che costringe il nostro cervello a lavorare di più e può portare a esaurimento.
Queste sfide stanno stimolando l'innovazione e ispirando gli organizzatori di eventi a ‘elevare il livello’. Offrendo uno sguardo a ciò che il futuro dell'engagement degli eventi online potrebbe riservare, la piattaforma NVIDIA Maxine recentemente annunciata è una suite basata su cloud di software di videoconferenza AI accelerato da GPU, che mira a migliorare lo streaming video e l'engagement. Per esempio, le funzionalità del software’ “l’allineamento del volto consente di regolare automaticamente i volti in modo che le persone sembrino rivolte l’una verso l’altra durante una chiamata, mentre la correzione dello sguardo aiuta a simulare il contatto visivo, anche se la fotocamera non è allineata allo schermo dell’utente”.
In più, Zoom ha rilasciato la versione Beta di OnZoom, che è un marketplace per esperienze immersive che offre una serie di funzionalità aggiuntive per aumentare il coinvolgimento. Come Microsoft, con la sua gamma in rapida espansione di integrazioni per Microsoft Teams. Nell’ambito della sua offerta di integrazioni, Microsoft ha recentemente annunciato di aver invitato Interprefy a costruire un’integrazione RSI per Teams.
Tutte le evidenze indicano che i principali attori stanno alzando il livello per migliorare l'esperienza degli eventi online.
Non abbiamo ancora visto l'impatto della cancellazione degli eventi in presenza sulla nostra economia globale. Uno studio commissionato dal Events Industry Council nel 2018 illustra come gli eventi internazionali siano stati motori economici chiave fino ad ora:
Guardando al futuro, Bizzabo research indica un passaggio dagli eventi in presenza a quelli virtuali. Le loro statistiche evidenziano il sentimento generale nel panorama aziendale al momento:
Mentre entriamo in un'era di interattività digitale, it’s spetta agli organizzatori di eventi trovare modi innovativi per generare gli stessi benefici economici elencati sopra. Questo è il motivo per cui gli eventi online devono fornire — e superare — il valore, il coinvolgimento e l'interattività dei loro omologhi dal vivo.
Ne consegue che più gli eventi sono coinvolgenti, più persone si iscriveranno.
Può quasi percepire l’aria aspirata dalla stanza quando un relatore perde l’attenzione del pubblico. È già difficile mantenere una folla di persone appesa a ogni sua parola in un contesto ‘live’ , quindi immagini la sfida di comandare una stanza quando una persona può semplicemente spegnere la propria fotocamera e lasciare che la distrazione prenda il sopravvento.
Il coinvolgimento del pubblico è uno dei fattori più critici per il successo di un evento. Non solo il coinvolgimento aiuta a ‘rompere il ghiaccio’, ma contribuisce anche a un'esperienza complessiva migliore — una da cui le persone sono più propense a trarre insegnamenti preziosi.
Tuttavia, generare coinvolgimento è più facile a dirsi che a farsi. Event MB’s Report sullo Stato dell'Industria illustra le preoccupazioni di coinvolgimento degli organizzatori di eventi:
Analizzando quelle statistiche, sembra che la risposta per generare coinvolgimento sia duplice.
1) Gli organizzatori e gli host devono immergersi nella tecnologia per sfruttare appieno il loro potenziale per gli eventi online.
2) Che lo si voglia o no, l'ambiente virtuale è diverso dal palcoscenico dal vivo. Invece di cercare di replicarlo, gli organizzatori hanno l'opportunità di catturare l'attenzione di un pubblico molto più ampio.
Basta un po' di pensiero fuori dagli schemi...
Creare uno spazio in cui le persone si sentano sufficientemente a loro agio per interagire e condividere le proprie intuizioni inizia prima dell'evento. Fortunatamente, gli organizzatori di eventi hanno a disposizione diversi canali creativi e strategie.
Quando si tratta di creare entusiasmo nella fase preliminare di un evento, i social media e l'email sono i vostri migliori alleati. Facebook e LinkedIn consentono di mirare alle persone più propense a registrarsi, utilizzando annunci a pagamento, post sponsorizzati o moduli pop‑up. Questi possono indirizzare i potenziali partecipanti a una pagina di destinazione con contenuti di valore, o a una pagina di registrazione all'evento. Una volta registrati, il nurturing via email può inviare comunicazioni programmate per generare entusiasmo e fornire ai lettori contenuti che arricchiranno l'esperienza reale dell'evento.
Prima dell’evento, è una buona idea accogliere i partecipanti registrati affinché sappiano come utilizzare la piattaforma e le sue funzionalità interattive. Ciò garantisce che il tuo pubblico possa concentrarsi sulle presentazioni, invece di frustrarsi per l’impossibilità di comprendere la funzione di chat.
La gamification è un altro ottimo modo per coinvolgere il tuo pubblico, sia prima che durante un evento. Inserire trivia, puzzle e quiz nell'itinerario consente inoltre alle persone di sapere che l'evento prevede alcuni ‘downtime’, che possono rappresentare un sollievo se l'evento è particolarmente gravoso per la mente.
L'assegnazione di premi ai giochi preliminari può incentivare le persone a registrarsi e a condividere i contenuti dell'evento per favorire ulteriori iscrizioni.
Infine, mantenga le cose brevi! Preveda sessioni di breakout e garantisca che sia previsto del tempo alla fine di ogni presentazione per le Q&As. Riducendo il superfluo e mantenendo le fasce di tempo a lunghezze digeribili, l'attenzione del pubblico è meno soggetta a vacillare. Quando seleziona gli host, non lasci nulla al caso — devono avere esperienza con la piattaforma, conoscenza pratica degli strumenti che utilizzerà e una comprovata esperienza nella consegna di contenuti accattivanti che coinvolgono il pubblico.
Mantenere l'evento breve garantisce anche che i partecipanti si impegnino a dedicare tempo all'interazione attiva durante l'evento. Immagini di esserti iscritto a un evento virtuale di 8 ore — quali sono le probabilità che tu rimanga davanti al tuo schermo per l'intera durata? Oppure passerai tra la routine quotidiana, le riunioni e farai brevi apparizioni di tanto in tanto?
La piattaforma che sceglierà avrà un impatto diretto sul coinvolgimento del suo evento online. Dovrà essere in grado di gestire la partecipazione prevista senza subire una diminuzione dell'integrità visiva e audio. Dovrebbe includere una chat integrata o uno strumento Q&A che consenta un coinvolgimento rapido e semplice con i relatori, nonché un hub facilmente accessibile che ospiti risorse, documentazione e contenuti che i partecipanti troveranno utili e informativi.
Per favorire il networking prima e dopo l'evento, cercate funzionalità che consentano ai partecipanti di programmare incontri individuali con relatori e/o altri partecipanti senza dover abbandonare la piattaforma.
Gli eventi online rendono più facile che mai riunire persone da tutti gli angoli del mondo. Per consentire a persone di diverse nazionalità di interagire in tempo reale, è necessario disporre di strumenti e software intuitivi che offrano una traduzione fluida man mano che l'evento si svolge.
Gli strumenti di traduzione in tempo reale per eventi multinazionali promuovono l'inclusività e garantiscono che tutti possano partecipare durante l'evento. Potere godere di un evento in una lingua con cui ti senti a tuo agio — senza complicazioni — è un modo efficace per creare un'esperienza straordinaria, che può stimolare il passaparola e potenziali attività di brand ambassador.
Gli organizzatori di eventi che si adattano alle nuove tecnologie e ai metodi di presentazione trarranno, in definitiva, vantaggio da un maggiore coinvolgimento e da tassi di partecipazione più elevati in futuro.
Uno dei modi più efficaci per creare coinvolgimento negli eventi online è garantire che tutti i partecipanti di tutte le lingue e nazionalità siano soddisfatti.
Da una piattaforma chiavi in mano per l'Interpretazione Simultanea Remota (RSI) all'aggiunta di interpretariato in tempo reale alle piattaforme leader, Interprefy ha gli strumenti di cui hai bisogno per il successo dell'evento. Sfruttando la nostra soluzione di interpretariato live basata su cloud, puoi offrire più lingue ai partecipanti, aumentare il coinvolgimento del pubblico e garantire che i contenuti siano consegnati a un pubblico diversificato.
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