Strumenti, tattiche e funzionalità per promuovere il coinvolgimento negli eventi online

La pandemia di COVID-19 è stata un fattore determinante nella rapida adozione di ambienti virtuali. 

Ciò non significa che la loro ascesa in popolarità fosse inaspettata: il formato si è ritagliato una nicchia nel panorama degli eventi e continuerà a modificare il DNA degli eventi fisici in futuro. Si prevede che gli eventi ibridi continueranno ad acquisire rilevanza, rivolgendosi sia ai partecipanti in loco che a quelli da remoto.

E da un po' di tempo, le multinazionali, le piccole imprese e le società di eventi hanno optato per la sfera online quando gli eventi fisici non avevano senso dal punto di vista logistico.

La crisi in corso non ha fatto altro che accelerare la necessità di passare a una tecnologia che privilegia il digitale.

Ma con la rapida adozione si presentano anche problemi iniziali, uno dei quali è il coinvolgimento negli eventi online. Senza la stimolazione di un ambiente reale e di una conversazione faccia a faccia, come possono gli organizzatori rendere i loro eventi online più coinvolgenti e interattivi per i partecipanti?

Di fronte alla stanchezza online, gli organizzatori stanno intensificando il loro gioco

Oltre alle sfide legate all'organizzazione di un evento entusiasmante e stimolante online, stiamo assistendo a un aumento della "stanchezza da Zoom". 

Dai segnali non verbali al linguaggio del corpo, gli esseri umani fanno affidamento su più elementi delle parole per comprendere ciò che viene trasmesso. Nell'ambiente virtuale, tuttavia, perdiamo informazioni cruciali per decodificare il linguaggio del corpo, il che costringe il nostro cervello a lavorare di più e può portare all'esaurimento.

Queste sfide stanno stimolando l'innovazione e ispirando gli organizzatori di eventi a "salire di livello". Offrendo uno sguardo a ciò che potrebbe riservare il futuro dell'engagement negli eventi online, la piattaforma NVIDIA Maxine, recentemente annunciata, è una suite di software per videoconferenze basate su cloud e basate su intelligenza artificiale e accelerata da GPU, che mira a migliorare lo streaming video e il coinvolgimento. Ad esempio, "l'allineamento facciale del software consente di regolare automaticamente i volti in modo che le persone sembrino essere rivolte l'una verso l'altra durante una chiamata, mentre la correzione dello sguardo aiuta a simulare il contatto visivo, anche se la telecamera non è allineata con lo schermo dell'utente".

Inoltre, Zoom ha rilasciato la versione beta di OnZoom , un marketplace per esperienze immersive che offre una serie di funzionalità aggiuntive per aumentare il coinvolgimento. Lo stesso vale per Microsoft, con la sua gamma di integrazioni in rapida espansione per Microsoft Teams. Nell'ambito della sua offerta di integrazioni, Microsoft ha recentemente annunciato di aver invitato Interprefy a sviluppare un'integrazione RSI per Teams.

Tutto indica che i principali attori stanno intensificando i loro sforzi per migliorare l'esperienza degli eventi online.

Ripercussioni globali della cancellazione degli eventi in presenza

Dobbiamo ancora vedere l'impatto della cancellazione degli eventi in presenza sull'economia globale. Uno studio commissionato dall'Events Industry Council nel 2018 illustra come gli eventi internazionali siano stati finora un motore economico chiave:

• Gli eventi aziendali hanno generato una spesa diretta pari a 1,07 trilioni di dollari.

• Questi eventi hanno creato 10,3 milioni di posti di lavoro diretti in tutto il mondo e prodotto 621,4 miliardi di dollari di PIL diretto.

Guardando al futuro, la ricerca di Bizzabo indica un passaggio dagli eventi in presenza a quelli virtuali. Le statistiche evidenziano il sentiment generale nel panorama imprenditoriale attuale:

• Il 93% degli organizzatori di eventi prevede di investire in eventi virtuali in futuro.
• L'89% delle aziende risparmia circa 200 ore all'anno grazie alla tecnologia per eventi. Inoltre, il 20% delle aziende trae vantaggio dal risparmio di 360 ore o più all'anno grazie alla tecnologia per eventi.
• La maggior parte degli organizzatori di eventi, con il 57%, ritiene che il budget destinato agli eventi diminuirà nel 2021. 

Mentre entriamo in un'era di interattività digitale, spetta agli organizzatori di eventi trovare nuovi modi per generare gli stessi benefici economici sopra elencati. Ecco perché gli eventi online devono offrire – e superare – il valore, il coinvolgimento e l'interattività delle loro controparti dal vivo.

Ne consegue che più gli eventi sono coinvolgenti, più persone si iscriveranno.

L'importanza del coinvolgimento negli eventi online

Si può quasi sentire l'aria che si sprigiona dalla sala quando un oratore perde l'attenzione del pubblico. È già abbastanza difficile tenere una folla in ascolto in diretta, quindi immagina la sfida di dominare una sala quando una persona può semplicemente spegnere la telecamera e lasciare che la distrazione prenda il sopravvento.

Il coinvolgimento del pubblico è uno dei fattori più critici per il successo di un evento. Non solo aiuta a "rompere il ghiaccio", ma contribuisce anche a migliorare l'esperienza complessiva, da cui è più probabile che i partecipanti traggano spunti preziosi.

Tuttavia, generare coinvolgimento è più facile a dirsi che a farsi. Il rapporto sullo stato del settore di Event MB illustra le preoccupazioni degli organizzatori di eventi in termini di coinvolgimento:

• Quasi il 50% degli organizzatori di eventi afferma che la loro più grande frustrazione è la percezione dell'incapacità della tecnologia per gli eventi virtuali di eguagliare il coinvolgimento dal vivo.
• Inoltre, il 21% ritiene che la mancanza di esperienza/conoscenza della tecnologia virtuale sia la sfida più grande.

Guardando queste statistiche, sembrerebbe che la risposta per generare coinvolgimento sia duplice.

1) Organizzatori e host devono immergersi nella tecnologia per sfruttarne appieno il potenziale per gli eventi online.

2) Che ci piaccia o no, l'ambiente virtuale è diverso dal palcoscenico dal vivo. Invece di cercare di replicarlo, gli organizzatori hanno la possibilità di catturare l'attenzione di un pubblico molto più ampio.

Tutto ciò che serve è un po' di pensiero fuori dagli schemi...

Tattiche per coinvolgere il pubblico di un evento online

La creazione di uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio per interagire e condividere le proprie idee inizia prima dell'evento. Fortunatamente, gli organizzatori di eventi hanno a disposizione diversi canali e strategie creative.

1. Creare attesa

Quando si tratta di generare entusiasmo prima di un evento, i social media e le email sono i tuoi migliori alleati. Facebook e LinkedIn ti permettono di raggiungere le persone più propense a registrarsi, utilizzando annunci a pagamento, post sponsorizzati o moduli pop-up. Questi possono indirizzare i potenziali partecipanti a una landing page con contenuti di valore o a una pagina di registrazione all'evento. Una volta effettuata la registrazione, l'email nurturing può utilizzare comunicazioni programmate per creare entusiasmo e fornire ai lettori contenuti che arricchiranno l'esperienza dell'evento stesso. 

2. Crea un'esperienza di onboarding fluida

Prima dell'evento, è un'ottima idea iscrivere i partecipanti registrati in modo che imparino a utilizzare la piattaforma e le sue funzionalità interattive. Questo garantirà al pubblico di concentrarsi sulle presentazioni, anziché frustrarsi per l'incapacità di utilizzare la chat.

3. Consentire un po' di "tempo libero" attraverso la gamification

La gamification è un altro ottimo modo per coinvolgere il pubblico, sia prima che durante un evento. Inserire quiz, enigmi e quiz nel programma fa anche capire ai partecipanti che l'evento permetterà loro di "rilassarsi", il che può essere un sollievo se si prevede un evento particolarmente impegnativo per la mente. 

L'assegnazione di premi ai giochi in vista dell'evento può incentivare le persone a registrarsi e a condividere i contenuti dell'evento, favorendo così ulteriori iscrizioni.

4. Mantieni gli slot di lunghezza digeribile

Infine, siate brevi! Prevedete sessioni di gruppo e assicuratevi che alla fine di ogni presentazione ci sia del tempo per le domande e risposte. Riducendo il superfluo e mantenendo gli spazi di durata accettabile, è meno probabile che l'attenzione del pubblico vacilli. Quando selezionate gli host, non lasciate nulla al caso: devono avere esperienza con la piattaforma, una conoscenza pratica degli strumenti che utilizzerete e una comprovata esperienza nella fornitura di contenuti accattivanti che coinvolgano il pubblico.

Mantenere l'evento breve garantisce inoltre che i partecipanti si impegnino a riservare del tempo per un coinvolgimento attivo durante l'evento. Immagina di esserti iscritto a un evento virtuale di 8 ore: quali sono le probabilità che tu rimanga seduto davanti allo schermo per l'intera durata? Oppure alternerai la routine quotidiana, le riunioni e le uscite occasionali?

Scegli attentamente la tua piattaforma

La piattaforma scelta avrà un impatto diretto sul coinvolgimento del tuo evento online. Dovrebbe essere in grado di gestire la partecipazione prevista senza compromettere l'integrità visiva e audio. Dovrebbe includere una chat integrata o uno strumento di domande e risposte che consenta un'interazione rapida e semplice con i relatori, nonché un hub facilmente accessibile che contenga risorse, documentazione e contenuti che i partecipanti troveranno preziosi e informativi.

Per favorire il networking prima e dopo l'evento, cerca una funzionalità che aiuti i partecipanti a pianificare incontri individuali con relatori e/o partecipanti senza dover abbandonare la piattaforma.

Strumenti di traduzione in tempo reale per eventi multinazionali

Gli eventi online rendono più facile che mai riunire persone da ogni angolo del mondo. Per consentire a persone di diverse nazionalità di interagire in tempo reale, sono necessari strumenti e software intuitivi che offrano una traduzione fluida durante lo svolgimento dell'evento.

Gli strumenti di traduzione in tempo reale per eventi multinazionali promuovono l'inclusività e garantiscono che tutti possano partecipare attivamente all'evento. Poter vivere un evento in una lingua con cui ci si sente a proprio agio, senza complicazioni, è un modo efficace per creare un'esperienza di successo, che può stimolare il passaparola e la potenziale ambasciata del marchio.

Un maggiore coinvolgimento può portare a tassi di partecipazione più elevati

Gli organizzatori di eventi che si adattano alle nuove tecnologie e ai nuovi metodi di presentazione beneficeranno in futuro di un maggiore coinvolgimento e di tassi di partecipazione più elevati. 

Uno dei modi più efficaci per creare coinvolgimento durante un evento online è garantire che tutti i partecipanti, di tutte le lingue e nazionalità, siano soddisfatti.

Da una piattaforma di interpretazione simultanea remota (RSI) chiavi in ​​mano all'integrazione dell'interpretazione in tempo reale sulle principali piattaforme, Interprefy offre gli strumenti necessari per il successo dell'evento. Sfruttando la nostra soluzione di interpretariato in tempo reale basata su cloud, è possibile offrire più lingue ai partecipanti, aumentare il coinvolgimento del pubblico e garantire che i contenuti vengano trasmessi a un pubblico diversificato.

Hai un evento in programma? Prenota una chiamata introduttiva di 15 minuti con un consulente commerciale di Interprefy per scoprire come aggiungere un'esperienza multilingue straordinaria per promuovere il coinvolgimento negli eventi online.