Le aspettative dei consumatori hanno recentemente subito un drastico cambiamento. Ora sempre più consumatori si aspettano esperienze digitali di alto livello. Le organizzazioni si stanno affrettando ad aggiornare la propria offerta e il settore degli eventi non fa eccezione. Ma, come la ricerca McKinsey , le aziende hanno solo un breve periodo di transizione prima di stabilizzarsi nella "nuova normalità".
Come saranno gli eventi online nella "nuova normalità"? Nel suo nuovo libro, Reinventing Live, l'imprenditore ed esperto di eventi Marco Giberti prevede che gli eventi online diventeranno significativamente più sofisticati. Scrive che "gli eventi virtuali e i webinar post-Covid saranno irriconoscibili. Sarà come confrontare la TV tradizionale con lo streaming".
Presto, gli organizzatori non potranno più permettersi eventi poco professionali che "sembrano una brutta videochiamata". Oltre a questi cambiamenti nelle aspettative dei clienti, gli organizzatori di eventi devono affrontare un'altra sfida che influisce sul successo dell'evento: la "fatica da Zoom".
Con l'aumento del lavoro da remoto, gli spettatori trascorrono sempre più tempo in riunioni online. Questo può essere estenuante e può influire sulla motivazione del pubblico a partecipare agli eventi virtuali. Dopo una lunga giornata di lavoro, chi ha voglia di passare altro tempo davanti al computer?
Per adattarsi alla nuova normalità e superare la stanchezza da Zoom, gli organizzatori di eventi devono creare esperienze virtuali coinvolgenti che catturino l'attenzione del pubblico. Traendo spunto da alcuni dei migliori eventi online recenti , abbiamo raccolto sei passaggi chiave per migliorare i tuoi eventi online. Scopriamoli insieme.
Migliorare la qualità della trasmissione è il passo più importante per creare eventi più professionali. Questo può essere risolto aumentando il budget per le attrezzature. Le telecamere Full HD e 4K, ad esempio, ti aiuteranno a offrire esperienze di visione nitide. A seconda della location e del tipo di evento, puoi noleggiare l'attrezzatura, risparmiando il capitale necessario per acquistarla.
Dopo aver scelto l'attrezzatura giusta, assumere un supporto tecnico è fondamentale per garantire che le tue attrezzature siano utilizzate al meglio e che la trasmissione sia priva di errori tecnici. Puoi anche utilizzare una piattaforma di videoconferenza che ti consente di verificare la qualità della tua trasmissione e fornisce supporto tecnico. Interprefy, ad esempio, offre una funzione di test pre-chiamata che offre ai partecipanti alla riunione un'anteprima completa del loro audio e video, delle impostazioni del computer e della velocità di Internet, aiutandoli a verificare la qualità della trasmissione audio e video. Anche provare l'evento e sperimentare il posizionamento di telecamere e microfoni può migliorare la trasmissione.
Dopo aver padroneggiato questi elementi, puoi provare a migliorare la qualità della produzione includendo più angolazioni di ripresa e incorporando b-roll (riprese secondarie) nella tua trasmissione. Un altro modo per garantire ai partecipanti una connessione internet affidabile è incoraggiarli a connettersi tramite un cavo Ethernet. Questi cavi offrono una connessione a banda larga superiore rispetto al Wi-Fi, quindi dovrebbero essere utilizzati dai relatori dell'evento.
Sebbene richieda un maggiore impegno iniziale, l'onboarding dei relatori aiuta a creare eventi coordinati. Ad esempio, è possibile fornire ai partecipanti kit per relatori che includono briefing, tempi e testi introduttivi. Oltre a comprendere la struttura dell'evento, i relatori devono essere formati sull'utilizzo della piattaforma. Questo garantirà un'esperienza fluida e consentirà ai relatori di sfruttare appieno le funzionalità della piattaforma.
Un'altra strategia per garantire esperienze di relatore di successo è condividere una checklist di galateo per i che descriva nel dettaglio le migliori pratiche di relatore online, come l'illuminazione, l'angolazione della webcam e la disattivazione dei microfoni quando non si sta presentando.
In linea con il passaggio precedente sul miglioramento della qualità di trasmissione, non si dovrebbe escludere l'invio di apparecchiature ai relatori remoti. Sebbene ciò possa richiedere un po' di onboarding tecnico, porterà a una presentazione di qualità superiore rispetto a quella che webcam e microfoni per laptop possono offrire.
Il pubblico parteciperà al tuo evento utilizzando dispositivi diversi e con diversi livelli di competenza digitale. Per facilitare la partecipazione, gli organizzatori di eventi devono tenere conto di queste discrepanze. Questo può essere fatto fornendo risorse che aiutino i partecipanti ad accedere e poi a navigare nel tuo evento. Questo può includere una sezione di domande frequenti, insieme a una guida all'utilizzo degli strumenti per l'evento e di funzionalità come le chat room. Interprefy, ad esempio, dispone di una Knowledge Base che include guide utente e suggerimenti per la risoluzione dei problemi.
Mentre i promemoria automatici possono aiutare i partecipanti a tenere traccia del programma dell'evento, qualcosa di semplice come un copywriting chiaro e conciso può fornire ai partecipanti le informazioni di cui hanno bisogno per godersi il tuo evento.
Per creare esperienze di eventi coinvolgenti, è necessario guardare oltre le presentazioni PowerPoint. Offri ai tuoi relatori modelli di presentazione eleganti che includono risorse multimediali. Per mantenere alti i livelli di energia, valuta la possibilità di assumere un presentatore che introduca gli interventi, i relatori e che evidenzi perché ogni argomento è prezioso per il pubblico. Puoi anche reperire musica da siti web come Jamendo e Bensound per svolgere un ruolo simile e coinvolgere il pubblico durante le pause delle sessioni.
A seconda di quanto sia ricca di funzionalità la tua piattaforma per eventi, puoi utilizzare strumenti per promuovere il coinvolgimento negli eventi online . Sondaggi online, quiz e chat room di gruppo, ad esempio, sono preziosi per superare la stanchezza di Zoom.
Per il pubblico di un evento, poche esperienze sono frustranti quanto non comprendere chiaramente il messaggio. Con le soluzioni di interpretariato simultaneo, i messaggi raggiungono un pubblico più ampio, ma l'interpretazione può diventare caotica se gli interpreti non dispongono degli strumenti giusti per svolgere il loro lavoro.
Gli organizzatori di eventi possono evitare questo problema e migliorare la professionalità dei loro eventi investendo in una soluzione professionale di interpretariato simultaneo da remoto. Questi strumenti sono progettati specificamente per gli interpreti e includono funzionalità che consentono di impartire loro istruzioni in modo efficiente. Queste soluzioni semplificano l'interpretazione fornendo un'unica piattaforma facile da usare per tutte le esigenze di interpretazione. Questo elimina gli ostacoli logistici, liberando gli interpreti e consentendo loro di concentrarsi esclusivamente sulla fornitura di un'interpretazione di alto livello, mentre i partecipanti interagiscono nella loro lingua preferita. In Interprefy, ad esempio, abbiamo sviluppato una soluzione di interpretariato online che è stata utilizzata per oltre 30.000 eventi virtuali e ibridi.
Sebbene sia fantastico avere contenuti in diverse lingue, averli anche in forma scritta e in tempo reale nelle stesse lingue aumenta la qualità del tuo evento. I sottotitoli in tempo reale consentono ai partecipanti che non riescono a sentire chiaramente, a causa di problemi di udito o perché si trovano in un luogo in cui l'audio non è udibile, di seguire i contenuti del tuo evento.
Dal miglioramento della qualità della trasmissione all'inserimento di relatori e membri del pubblico, abbiamo
condiviso come gli organizzatori di eventi possono soddisfare le crescenti aspettative e conquistare l'attenzione del pubblico.
Per ulteriori suggerimenti su come migliorare il tuo evento online, consulta la nostra guida 2021 alla pianificazione di eventi da remoto e ibridi. In essa, spiegheremo come utilizzare al meglio strumenti per eventi online come Zoom, Microsoft Teams e ON24, insieme a suggerimenti su come aumentare la partecipazione attraverso il marketing online. Scaricala gratuitamente seguendo il link qui sotto.