I consumatori hanno recentemente vissuto un cambiamento drammatico nelle aspettative. Ora sempre più consumatori si aspettano esperienze digitali di alto livello. Le organizzazioni stanno lottando per aggiornare le loro offerte e il settore degli eventi non è diverso. Ma come McKinsey research mostra, le aziende hanno solo un breve periodo di transizione prima di stabilirsi nella “nuova normalità.”
Così cosa saranno gli eventi online sotto la “nuova normalità?” Nel suo nuovo libro, Reinventing Live, imprenditore ed esperto di eventi Marco Giberti prevede che gli eventi online diventeranno significativamente più sofisticati. Scrive che “Gli eventi virtuali e i webinar post-Covid saranno irriconoscibili. Sarà come confrontare la TV tradizionale con lo streaming.”
Presto, gli organizzatori non potranno più permettersi eventi non professionali che “sembrano una videochiamata scadente.” Oltre a questi cambiamenti nelle aspettative dei clienti, gli organizzatori di eventi affrontano un'altra sfida che influisce sul successo dell'evento: l'affaticamento da Zoom.
Con l'aumento del lavoro a distanza, gli spettatori trascorrono sempre più tempo in riunioni online. Questo può essere estenuante e può influire sulla motivazione del tuo pubblico a partecipare a eventi virtuali. Dopo una lunga giornata di lavoro, chi vuole passare più tempo davanti al proprio laptop?
Per adattarsi alla nuova normalità e superare l'affaticamento da Zoom, gli organizzatori di eventi devono creare esperienze virtuali coinvolgenti che catturino l'attenzione degli spettatori. Traendo spunto da alcuni dei migliori eventi online recenti, abbiamo messo insieme sei passaggi chiave per migliorare i tuoi eventi online. Immergiamoci.
Migliorare la qualità della tua trasmissione è il passo più importante per creare eventi più professionali. Questo può essere risolto aumentando il budget per le attrezzature. Telecamere Full HD e 4K, ad esempio, ti aiuteranno a fornire esperienze visive nitide. A seconda della tua posizione e del tipo di evento, puoi noleggiare le attrezzature, risparmiando il capitale necessario per acquistare le tue apparecchiature.
Dopo aver assicurato l'attrezzatura giusta, assumere supporto tecnico è fondamentale per garantire che le tue attrezzature siano ben utilizzate e che la tua trasmissione sia priva di errori tecnici. Puoi anche utilizzare una piattaforma di videoconferenza che ti consente di verificare la qualità della tua trasmissione e fornisce supporto tecnico. Interprefy, ad esempio, ha un funzione di test pre-chiamatache fornisce ai partecipanti alla riunione un'anteprima completa del loro audio e video, delle impostazioni del computer e della velocità internet — questo aiuta i partecipanti a verificare la qualità della trasmissione audio e video. Provare l'evento e sperimentare il posizionamento di telecamere e microfoni può anche migliorare la tua trasmissione.
Dopo aver padroneggiato questi elementi, puoi provare a migliorare la qualità della produzione includendo più angolazioni della telecamera e incorporando b‑roll (filmati secondari) nella tua trasmissione. Un altro modo per garantire che i partecipanti abbiano una velocità internet affidabile è incoraggiarli a connettersi a internet utilizzando un cavo Ethernet. Questi cavi offrono una connessione a banda larga superiore rispetto al Wi‑Fi, quindi dovrebbero essere utilizzati dagli speaker dell'evento.
Mentre richiede più impegno iniziale, l’onboarding dei relatori ti aiuta a creare eventi coordinati. Ad esempio, puoi fornire ai partecipanti kit per i relatori che includono briefing dell’evento, tempistiche e script introduttivi. Oltre a comprendere la struttura dell’evento, i relatori devono essere formati su come utilizzare la tua piattaforma per eventi. Questo porterà a un’esperienza senza attriti, consentendo ai tuoi relatori di sfruttare appieno le funzionalità della tua piattaforma.
Un’altra strategia per garantire esperienze di intervento di successo è condividere un lista di controllo dell’etichetta per i relatori che dettaglia le migliori pratiche per parlare online, come l’illuminazione, gli angoli della webcam e la disattivazione dei microfoni quando non si presenta.
Collegato al passo precedente sul miglioramento della qualità della trasmissione, non dovresti escludere l’invio di attrezzature ai relatori remoti. Sebbene ciò possa richiedere un certo onboarding tecnico, porterà a una presentazione superiore rispetto a quella offerta da webcam e microfoni di laptop.
Il tuo pubblico parteciperà al tuo evento utilizzando diversi dispositivi e con diversi livelli di alfabetizzazione digitale. Per facilitare la partecipazione, gli organizzatori devono tenere conto di queste discrepanze. Questo può essere fatto fornendo risorse che aiutino i partecipanti ad accedere e poi navigare il tuo evento. Può includere una sezione di domande frequenti, insieme a una guida all'uso degli strumenti e delle funzionalità dell'evento per il pubblico, come le chat room. Interprefy, ad esempio, ha un Base di conoscenza che includono guide per gli utenti e suggerimenti per la risoluzione dei problemi.
Mentre i promemoria automatici possono aiutare i partecipanti a tenere traccia del programma dell'evento, qualcosa di semplice come una scrittura chiara e concisa può fornire ai partecipanti le informazioni di cui hanno bisogno per godersi il tuo evento.
Per creare esperienze di evento coinvolgenti, è necessario andare oltre le presentazioni PowerPoint. Fornisci ai tuoi relatori modelli di presentazione eleganti che includano risorse multimediali. Per mantenere alti livelli di energia, considera l'assunzione di un presentatore per introdurre i talk, i relatori e per evidenziare perché ogni argomento è prezioso per il pubblico. Puoi anche reperire musica da siti web come Jamendo e Bensound per svolgere un ruolo simile e coinvolgere il pubblico durante le pause delle sessioni.
A seconda di quanto sia ricca di funzionalità la tua piattaforma per eventi, puoi utilizzare strumenti per aumentare il coinvolgimento negli eventi online. I sondaggi online, i quiz e le chat room per breakout, per esempio, sono utili per superare l'affaticamento da Zoom.
Per il pubblico degli eventi, poche esperienze sono frustranti come non comprendere chiaramente il messaggio. Con soluzioni di interpretariato simultaneo, i messaggi raggiungono un pubblico più ampio, ma l'interpretazione può diventare caotica se gli interpreti non’ hanno gli strumenti giusti per svolgere il loro lavoro.
Gli organizzatori di eventi possono evitare ciò e migliorare la professionalità dei loro eventi investendo in una soluzione professionale di interpretariato simultaneo remoto. Questi strumenti sono specificamente progettati per gli interpreti e includono funzionalità che consentono di informare gli interpreti in modo efficiente. Queste soluzioni semplificano l'interpretazione fornendo una piattaforma facile da usare per tutte le esigenze di interpretazione. Questo elimina gli ostacoli logistici, liberando gli interpreti per concentrarsi esclusivamente sulla fornitura di interpretazioni di alto livello mentre i partecipanti interagiscono nella lingua preferita. Ad Interprefy, ad esempio, abbiamo’ sviluppato una soluzione di interpretazione online che è stata utilizzata per oltre 30.000 eventi virtuali e ibridi.
Anche se è fantastico avere i tuoi contenuti in diverse lingue, averli anche in forma scritta in tempo reale in quelle lingue aggiunge qualità al tuo evento. I sottotitoli in tempo reale consentono ai partecipanti che non riescono a sentire chiaramente —sia perché di un deficit uditivo o perché si trovano in un luogo dove l’audio non può essere sentito— di seguire i contenuti del tuo evento.
Dal migliorare la qualità della trasmissione all'inserimento di relatori e partecipanti, abbiamo
condiviso come gli organizzatori di eventi possano soddisfare le crescenti aspettative e catturare l'attenzione del pubblico.
Per ulteriori consigli su come migliorare il tuo evento online, consulta la nostra guida 2021 alla pianificazione di eventi remoti e ibridi. In essa, spieghiamo come utilizzare al meglio gli strumenti per eventi online come Zoom, Microsoft Teams e ON24, insieme a suggerimenti per aumentare la partecipazione tramite il marketing online. Scaricala gratuitamente seguendo il link qui sotto.