La pandemia di COVID-19 e i successivi lockdown durante il 2020 e il 2021 hanno costretto i responsabili degli eventi a ripensare come organizzano conferenze, seminari, workshop e altri incontri.
Con la sicurezza come preoccupazione principale, e il più grande ostacolo all'organizzazione di eventi dal vivo, i responsabili degli eventi hanno avuto bisogno di un'alternativa.
Per molti, gli eventi digitali hanno fornito una soluzione naturale ed economica — hanno permesso ai responsabili degli eventi di continuare rispettando le linee guida di distanziamento sociale.
Ma non è tutto — combinando il meglio del digitale e del presenziale, eventi ibridi offrono diversi vantaggi rispetto agli eventi tradizionali, inclusa una maggiore portata, sostenibilità (sia dal punto di vista ambientale che finanziario), maggiore inclusività, flessibilità per i partecipanti — poiché possono scegliere come partecipano, con molto meno “burocrazia” poiché sono accessibili online e molto altro.
Ora che le restrizioni dei lockdown sono un ricordo del passato, molti organizzatori di eventi prevedono di continuare a utilizzare o iniziare ad adottare formati di eventi ibridi, aumentando la loro presenza in loco sfruttando le soluzioni online. Secondo la ricerca del Event Manager Blog (un marchio Skift), il 70% degli eventi è ora ibrido o ha l'opzione di partecipare virtualmente.
Gli eventi ibridi sono chiaramente diventati un formato di riferimento. Il mercato globale degli eventi virtuali è stato valutato a $77.98 miliardi nel 2019 — e si prevede che cresca a un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 23,2% dal 2020 al 2027 — mentre molti professionisti della gestione eventi stanno cercando nuovi modi per sfruttare le tecnologie online e virtuali per creare nuove esperienze.
Ma facciamo ’un passo indietro e affrontiamo una domanda importante.
In parole semplici, un evento ibrido è una fiera, conferenza, seminario, workshop o qualsiasi altro incontro che combina un evento “live” in presenza con una componente “virtuale” online.
Segui un seminario, ad esempio — i relatori del seminario (o i panelist) potrebbero incontrarsi di persona, mentre il pubblico partecipa “da remoto” tramite soluzioni di videoconferenza online. Questo tipo di approccio presenta diversi vantaggi, dalla riduzione dei costi e dell’impronta fisica dell’evento al consentire ai responsabili dell’evento di raggiungere un pubblico più ampio e generare livelli più elevati di coinvolgimento.
Potresti anche essere interessato al nostro articolo del blog “Che cos'è un evento ibrido e come posso iniziare?”
Rispetto alle configurazioni tradizionali in loco, gli eventi ibridi sono fondamentalmente più accessibili e offrono il “migliore di entrambi i mondi” — o anche di più.
Ad esempio, la componente online degli eventi ibridi significa che possono essere espansi all'infinito, consentendo ai responsabili dell'evento di raggiungere pubblici precedentemente inaccessibili. Nuovi pubblici che parlano lingue diverse possono essere facilmente serviti tramite l'uso di interpreti — entrambi possono lavorare da remoto poiché il tuo evento è online. Non è necessario pagare permessi per visti o biglietti aerei. È sufficiente installare una piattaforma di gestione eventi online e una soluzione di interpretariato in tempo reale (come Interprefy) per rendere ciò possibile. Un'altra opzione è utilizzare una soluzione di traduzione vocale AI, come Interprefy Aivia, che funziona sia per i partecipanti in presenza sia per quelli virtuali.
Inoltre, ospitando i tuoi eventi online, sono molto più “flessibili” — non sei più vincolato a un orario o a una posizione specifici e potresti anche aver bisogno solo di una sede più piccola.
Siamo tutti familiari con i vantaggi degli eventi offline — connettività, personalizzazione e così via, quindi rimangono anche con gli eventi ibridi, offrendo ai partecipanti il opzione per partecipare di persona.
Leggi di più su i vantaggi degli eventi ibridi qui.
Certo, gli eventi ibridi possono essere impegnativi - dalla logistica alla creazione di nuovo valore per espositori e sponsor, fino all'adattamento a diversi fusi orari. Ma la vera sfida sarà cambiare la mentalità di chi ti ’stai rivolgendo. Organizzare un evento in loco con accesso online offerto come un'aggiunta potrebbe deludere i partecipanti remoti.
La chiave per risolvere questa sfida è creare un evento, ma due esperienze — e abbiamo alcuni consigli sulle migliori pratiche su come farlo.
Comprendere il tuo pubblico ti aiuterà a filtrare un'ampia lista di soluzioni e consigli per eventi ibridi. Una volta che sai di cosa hanno bisogno i tuoi partecipanti — puoi scegliere la tecnologia giusta, cioè le piattaforme di gestione eventi, e definire l'esperienza. Assicurati di concentrarti sulle esigenze di entrambi i tuoi pubblici in modo equo. Sebbene si possa essere tentati di focalizzarsi leggermente di più sui partecipanti in sede, poiché probabilmente avranno costi più elevati associati alla partecipazione (viaggi, visti, biglietti, ecc.), i pubblici remoti possono superare la partecipazione in sede con numeri elevati. Pertanto, concentrarsi sulle esigenze dei diversi pubblici che attirerai è fondamentale.
Per rendere più semplice per il tuo pubblico interagire e coinvolgersi con te e gli altri partecipanti, disponi di rappresentanti sia per l'esperienza in loco che online. Questi partecipanti possono assistere i tuoi ospiti, fornendo loro informazioni e contenuti sull'evento, oltre a indirizzarli verso ciò che cercano.
I rappresentanti online sono particolarmente importanti, poiché possono aiutare i partecipanti con eventuali problemi tecnici o difficoltà che stanno riscontrando, oltre a condividere contenuti utili e aiutarli a connettersi con gli altri partecipanti online.
Per massimizzare la partecipazione al tuo evento ibrido, promuovi e pubblicizza l’evento con largo anticipo. Questo può includere l’email marketing, i social media (fondamentali nell’odierno mondo digitale), e la portata dei tuoi relatori e sponsor. Vale la pena chiedere ai tuoi relatori e sponsor di promuovere il tuo evento attraverso i loro canali (in particolare LinkedIn), poiché questo ti garantirà un pubblico già consolidato e coinvolto.
Inoltre, considera lo sviluppo di contenuti “esclusivi” per i potenziali partecipanti — chiarisci nella pagina di destinazione dell’evento che chi si iscrive avrà accesso a contenuti dietro le quinte. Questo può generare grande entusiasmo e clamore intorno al tuo evento. Una volta terminato, rendi i contenuti accessibili a tutti così potrai continuare ad attrarre persone interessate.
Cosa succede se un microfono si guasta o compaiono problemi di connettività? Per ogni possibile “problema” è necessario un supporto disponibile, più di quanto si richiederebbe con un semplice evento offline o online. Inoltre, sia i team online che quelli in loco devono avere una buona comunicazione. Nel caso di Interprefy, possiamo utilizzare la nostra rete di partner AV in loco. Possiamo anche collaborare con i partner che il cliente ha.
Idealmente, per i tuoi eventi ibridi, dovresti avere personale tecnico e partner che monitorano da vicino per risolvere eventuali problemi — dovresti anche rassicurare i partecipanti (sia online che offline) che il servizio normale riprenderà relativamente presto.
Se la tua soluzione di gestione eventi online fallisce, è sempre utile avere un'opzione di backup che possa essere rapidamente implementata.
Nessuna sede è uguale all'altra; molte avranno le proprie capacità come standard. Alcune saranno più adatte agli eventi rispetto ad altre — ad esempio podi e audio surround già configurati — quindi dovrai valutare attentamente ogni opzione per vedere cosa sia appropriato per il tuo evento ibrido.
Le capacità di larghezza di banda sono essenziali, naturalmente, poiché dovrai servire il pubblico online e necessiti di flussi video e audio di alta qualità. Allo stesso modo, l’estetica della sede sarà importante sia per chi è in loco sia per chi è online, quindi assicurati di scegliere un luogo che abbia un aspetto gradevole e incarni il “tema” del tuo evento.
Oltre a trovare la sede giusta, collabora con gli operatori della sede per creare l'architettura in loco “ideale”. Dovresti anche cercare di renderla il più “sicura” e il più sostenibile-responsabile possibile. Questo rassicurerà i partecipanti e aumenterà il sentimento del marchio.
Risorsa consigliata:
Guida ecologica per la pianificazione di eventi: Accedi al download gratuito
Le piattaforme di gestione di eventi online e di hosting virtuale offrono tutte diverse funzionalità. Alcune sono adatte a eventi e conferenze su larga scala, mentre altre brillano quando sono utilizzate per piccoli incontri personali.
Prenditi il tempo per valutare le soluzioni offerte e confrontarle con ciò che ritieni di aver bisogno. It’s meglio trovare qualcosa di adatto alle tue esigenze piuttosto che investire in una soluzione completa con funzionalità che non utilizzi mai.
Oltre a trovare le piattaforme giuste per il tuo evento ibrido, hai bisogno di partner e configurazioni tecniche per il tuo evento in loco e per collegarti al tuo evento virtuale. Hai bisogno di un team pronto a gestire tutto questo per te e di personale che si prenda cura dei partecipanti, altrimenti ti esporrai a un rischio immenso e sconosciuto.
Poiché un evento ibrido è infinitamente più accessibile, dovresti aspettarti che persone da tutto il mondo partecipino. Tenendo presente ciò, devi assicurarti di avere traduttori e interpreti che possano soddisfare le esigenze linguistiche più “comuni”. Il modo più semplice per scoprire queste informazioni è guardare i dati dei partecipanti — quali lingue parla la maggior parte delle persone? Sulla base di queste informazioni, trova traduttori e partner di interpretariato adatti.
Per garantire un'esperienza senza interruzioni — sia in loco che online — hai bisogno di soluzioni di interpretazione in tempo reale che consentano loro di ascoltare i contenuti e interpretarli per il pubblico.
Soluzioni come Interprefy rendono facile per gli eventi essere consegnati a un pubblico multinazionale su larga scala, e gli interpreti possono lavorare da qualsiasi luogo in qualsiasi momento. E Interprefy’s team di progetto e supporto tecnico possono supportarti in loco o da remoto.
La parte migliore? Interprefy può essere aggiunto alla maggior parte delle popolari piattaforme di videoconferenza, gestione eventi e hosting virtuale. Quindi c’è molto poco da fare per farlo funzionare.
L'ingrediente chiave per il coinvolgimento del pubblico è offrire ai partecipanti l'opportunità di partecipare e comunicare con le persone all'evento. Questa “strada a doppio senso” è facile da realizzare con le giuste basi tecnologiche in atto. Per esempio, i relatori possono incorporare contenuti dai partecipanti virtuali osservando la finestra della chat o facendo selezionare e trasmettere da un curatore dedicato commenti interessanti o divertenti. Un'altra tattica è trasmettere alcuni dei flussi video dei partecipanti virtuali come parte della presentazione. Quando ogni partecipante si vede parte dell'evento, si garantisce quasi un'esperienza più immersiva e significativa.
Una volta terminato l'evento, non c’è motivo di non mantenere lo slancio con nuovi contenuti correlati che possono essere inviati ai partecipanti. Puoi anche concatenare eventi di supporto successivamente, come una tavola rotonda che approfondisce i temi chiave o persino offrire ai partecipanti la possibilità di aderire se soddisfano determinati criteri. Mantenendo lo slancio dopo l'evento, puoi ottenere il massimo valore dal tuo investimento e creare un ciclo continuo di esposizione del marchio e coinvolgimento.
Man mano che gli organizzatori di eventi e i partecipanti continuano a rendersi conto dei vantaggi di poter scegliere come ospitare e partecipare agli eventi rispettivamente, gli eventi ibridi continueranno ad attrarre pubblico in tutto il mondo, sia online che offline.
La sfida per i responsabili degli eventi è la complessità di un affare duplice. Un evento, due esperienze — e devono essere coerenti. Cosa’ è offerto online deve essere replicato offline il più fedelmente possibile. I responsabili degli eventi devono prestare molta attenzione a come i loro eventi vengono coinvolti da entrambi i pubblici e utilizzare queste informazioni per migliorare continuamente ciò che fanno.