Dieci consigli per creare eventi ibridi internazionali di grande impatto

La pandemia di COVID-19 e i successivi lockdown del 2020 e del 2021 hanno costretto gli organizzatori di eventi a riconsiderare il modo in cui organizzano conferenze, seminari, workshop e altri incontri.

Poiché la sicurezza è una preoccupazione primaria e il più grande ostacolo all'organizzazione di eventi dal vivo , gli organizzatori di eventi avevano bisogno di un'alternativa.

Per molti, gli eventi digitali hanno rappresentato una soluzione naturale ed economica: hanno consentito agli organizzatori di eventi di continuare a svolgere le proprie attività nel rispetto delle linee guida sul distanziamento sociale.

Ma non è tutto: combinando il meglio del digitale e del locale, gli eventi ibridi offrono diversi vantaggi rispetto agli eventi tradizionali, tra cui una maggiore portata, sostenibilità (sia dal punto di vista ambientale che finanziario), maggiore inclusività, flessibilità per i partecipanti, che possono scegliere come partecipare, con molta meno burocrazia poiché sono accessibili online e molto altro ancora.

Ora che le restrizioni del lockdown sono un ricordo del passato, molti event manager intendono continuare a utilizzare o iniziare ad adottare formati di eventi ibridi, aumentando la presenza in loco e sfruttando al contempo le soluzioni online. Secondo una ricerca dell'Event Manager Blog (un marchio di Skift), il 70% degli eventi è ora ibrido o offre la possibilità di partecipare virtualmente.

Gli eventi ibridi sono chiaramente diventati un formato di riferimento. Il mercato globale degli eventi virtuali è stato valutato a 77,98 miliardi di dollari nel 2019 e si prevede che crescerà a un tasso di crescita annuo composto (CAGR) del 23,2% dal 2020 al 2027. Molti professionisti dell'organizzazione di eventi sono alla ricerca di nuovi modi per sfruttare le tecnologie per eventi online e virtuali per creare nuove esperienze.

Ma facciamo qualche passo indietro e affrontiamo una questione importante. 

Cos'è un evento ibrido?

In parole povere, un evento ibrido è una fiera, una conferenza, un seminario, un workshop o qualsiasi altro incontro che combina un evento "dal vivo" di persona con una componente "virtuale" online.

Prendiamo ad esempio un seminario: i relatori (o i relatori) potrebbero incontrarsi di persona, mentre il pubblico partecipa "da remoto" tramite soluzioni di videoconferenza online. Questo tipo di approccio presenta diversi vantaggi, dalla riduzione dei costi e dell'impatto fisico dell'evento alla possibilità per gli organizzatori di raggiungere un pubblico più ampio e generare livelli di coinvolgimento più elevati.

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Perché dovresti organizzare un evento ibrido?

Rispetto alle tradizionali configurazioni in loco, gli eventi ibridi sono fondamentalmente più accessibili e offrono il "meglio di entrambi i mondi", o anche di più. 

Ad esempio, la componente online degli eventi ibridi consente di espanderli all'infinito, consentendo agli organizzatori di raggiungere un pubblico precedentemente irraggiungibile. Anche nuovi pubblici di lingua diversa possono essere facilmente raggiunti tramite l'impiego di interpreti, entrambi in grado di lavorare da remoto poiché l'evento si svolge online. Non è necessario pagare permessi di visto o biglietti aerei. È sufficiente installare una piattaforma di gestione eventi online e una soluzione di interpretariato in tempo reale (come Interprefy) per rendere tutto ciò possibile. Un'altra opzione è quella di utilizzare una soluzione di traduzione vocale basata sull'intelligenza artificiale, come Interprefy Aivia , che funziona sia per i partecipanti in presenza che per quelli virtuali.

Inoltre, organizzando i tuoi eventi online, saranno molto più "flessibili": non sarai più vincolato a un orario o a un luogo specifico e potresti anche aver bisogno solo di una sede più piccola.

Conosciamo tutti i vantaggi degli eventi offline: connettività, personalizzazione e così via, e questo vale anche per gli eventi ibridi, che offrono ai partecipanti la possibilità di partecipare di persona.

Per saperne di più sui vantaggi degli eventi ibridi, clicca qui .

Certo, gli eventi ibridi possono essere impegnativi: dalla logistica alla creazione di nuovo valore per espositori e sponsor, fino alla gestione di catering in fusi orari diversi. Ma la vera sfida sarà cambiare la mentalità del target a cui ci si rivolge. Offrire un evento in loco con accesso online come optional potrebbe deludere i partecipanti da remoto.

La chiave per risolvere questa sfida è creare un evento, ma due esperienze. Ecco alcuni suggerimenti di buone pratiche su come farlo.

I migliori consigli per organizzare un evento ibrido di successo

• Concentrati su entrambi i tuoi pubblici

Conoscere il tuo pubblico ti aiuterà a filtrare un ampio elenco di soluzioni e suggerimenti per eventi ibridi. Una volta che sai di cosa hanno bisogno i tuoi partecipanti, puoi scegliere la tecnologia giusta, ad esempio le piattaforme di gestione eventi, e definire l'esperienza. Assicurati di concentrarti equamente sulle esigenze di entrambi i tuoi pubblici. Mentre si potrebbe essere tentati di concentrarsi leggermente di più sui partecipanti in loco, poiché probabilmente avranno costi di partecipazione più elevati (viaggi, visti, biglietti, ecc.), il pubblico da remoto potrebbe superare la partecipazione in loco in numero elevato. Quindi, concentrarsi sulle esigenze del pubblico diversificato che attirerai è fondamentale.

• Avere rappresentanti in loco e online per i tuoi partecipanti

Per facilitare l'interazione e il coinvolgimento del pubblico con voi e gli altri partecipanti, affidatevi a dei rappresentanti sia per l'esperienza in loco che per quella online. Questi partecipanti potranno assistere i vostri ospiti, fornendo loro informazioni e contenuti sull'evento e indirizzandoli verso ciò che stanno cercando. 

I rappresentanti online sono particolarmente importanti, in quanto possono aiutare i partecipanti con qualsiasi problema tecnico o difficoltà che potrebbero incontrare, oltre a condividere contenuti utili e aiutarli a entrare in contatto con altri partecipanti online.

• Avere una strategia di marketing e di contenuti in atto

Per massimizzare la partecipazione al tuo evento ibrido, promuovilo e pubblicizzalo con largo anticipo. Questo può includere l'email marketing, i social media (fondamentali nell'attuale mondo digitale) e la visibilità dei tuoi relatori e sponsor. Vale la pena chiedere ai tuoi relatori e sponsor di promuovere il tuo evento attraverso i loro canali (in particolare LinkedIn), poiché questo ti garantirà un pubblico già consolidato e coinvolto. 

Considera anche la possibilità di sviluppare contenuti "esclusivi" per i potenziali partecipanti: rendi chiaro sulla landing page dell'evento che chi si iscrive avrà accesso a contenuti "dietro le quinte". Questo può creare grande entusiasmo e clamore attorno al tuo evento. Una volta terminato, rendi i contenuti accessibili a tutti in modo da continuare ad attrarre persone interessate.

• Ottieni il miglior supporto tecnico online e in loco

Cosa succede se un microfono si guasta o si verificano problemi di connettività? Per ogni possibile "problema" è necessario un supporto disponibile, più di quanto non lo sia per un evento offline o online. Inoltre, sia i team online che quelli in loco devono comunicare efficacemente. Nel caso di Interprefy, possiamo avvalerci della nostra rete di partner AV in loco. Possiamo anche collaborare con qualsiasi partner del cliente.

L'ideale sarebbe che il personale tecnico e i partner monitorassero attentamente i tuoi eventi ibridi per risolvere eventuali problemi; dovresti anche rassicurare i partecipanti (sia online che offline) che il servizio normale riprenderà relativamente presto.

Se la tua soluzione di gestione degli eventi online non funziona, vale sempre la pena avere un'opzione di backup che possa essere implementata rapidamente. 

• Trova il luogo giusto e lavora con i proprietari 

Non esistono due location uguali; molte offrono di serie le proprie funzionalità. Alcune saranno più adatte agli eventi rispetto ad altre, ad esempio con podi e impianto audio surround già predisposti, quindi dovrai valutare attentamente ogni opzione per capire quale sia più adatta al tuo evento ibrido. 

La larghezza di banda è essenziale, ovviamente, poiché vi rivolgerete a un pubblico online e avrete bisogno di flussi video e audio di alta qualità. Allo stesso modo, l'estetica della location sarà importante sia per chi sarà presente in loco che per chi sarà online, quindi assicuratevi di scegliere un luogo che abbia un bell'aspetto e che incarni il "tema" del vostro evento. 

Oltre a trovare la sede giusta, collabora con i gestori per creare l'architettura "ideale" in loco. Dovresti anche cercare di renderla il più "sicura" e sostenibile possibile. Questo rassicurerà i partecipanti e aumenterà il sentiment del brand. 

Risorsa consigliata:

 Guida alla pianificazione di eventi ecosostenibili: accesso al download gratuito

• Utilizzare le piattaforme e la configurazione giuste 

Le piattaforme di gestione eventi online e di hosting virtuale offrono tutte funzionalità diverse. Alcune sono adatte a eventi e conferenze su larga scala, mentre altre sono ideali per piccole riunioni private. 

Prenditi il ​​tempo necessario per valutare le soluzioni offerte e confrontarle con ciò di cui ritieni di aver bisogno. È meglio trovare qualcosa di adatto alle tue esigenze piuttosto che investire in una soluzione completa con funzionalità che non utilizzi mai. 

Oltre a trovare le piattaforme giuste per il tuo evento ibrido, hai bisogno di partner e allestimenti tecnici per il tuo evento in loco e per connetterti al tuo evento virtuale. Hai bisogno di un team pronto a gestire tutto questo per te e del personale che si prenda cura dei partecipanti, altrimenti ti esponi a enormi rischi sconosciuti. 

• Non ignorare la barriera linguistica

Poiché un evento ibrido è infinitamente più accessibile, è probabile che partecipino persone da tutto il mondo. In quest'ottica, è necessario assicurarsi di disporre di traduttori e interpreti in grado di soddisfare le esigenze linguistiche più "comuni". Il modo più semplice per reperire queste informazioni è analizzare i dati dei partecipanti: quali lingue parlano la maggior parte delle persone? Sulla base di queste informazioni, è possibile trovare traduttori e interpreti adatti alle proprie esigenze.

Per garantire un'esperienza impeccabile, sia in loco che online, sono necessarie soluzioni di interpretazione in tempo reale che consentano di ascoltare i contenuti e interpretarli per il pubblico. 

Soluzioni come Interprefy semplificano l'organizzazione di eventi per un pubblico multinazionale su larga scala, consentendo agli interpreti di lavorare ovunque e in qualsiasi momento. I team di supporto tecnico e di progetto di Interprefy possono assistervi in ​​loco o da remoto.

La parte migliore? Interprefy può essere integrato nella maggior parte delle piattaforme più diffuse per web conferencing, gestione eventi e hosting virtuale. Quindi, per farlo funzionare non serve molto.

• Porta l'accessibilità a un livello superiore

• Rendila una strada a doppio senso

L'ingrediente chiave per il coinvolgimento del pubblico è offrire ai partecipanti l'opportunità di partecipare e comunicare con le persone presenti all'evento. Questa "strada a doppio senso" è facile da realizzare con le giuste basi tecnologiche. Ad esempio, i relatori possono integrare i contenuti dei partecipanti virtuali tenendo d'occhio la finestra della chat o affidando a un curatore dedicato la selezione e la trasmissione di commenti interessanti o divertenti. Un'altra tattica è quella di trasmettere alcuni dei feed video dei partecipanti virtuali come parte della presentazione. Quando un partecipante si sente parte dell'evento, l'esperienza è praticamente garantita.

• Mantieni lo slancio

Una volta terminato l'evento, non c'è motivo di non mantenere vivo lo slancio con nuovi contenuti correlati da inviare ai partecipanti. È anche possibile concatenare eventi di supporto a posteriori, come una tavola rotonda che approfondisca i temi chiave o persino dare ai partecipanti la possibilità di partecipare se soddisfano determinati criteri. Mantenendo vivo lo slancio anche dopo l'evento, è possibile ottenere il massimo valore dal proprio investimento e creare un ciclo continuo di esposizione e coinvolgimento del brand.

Gli eventi ibridi sono qui per restare

Man mano che gli organizzatori di eventi e i partecipanti si rendono conto dei vantaggi di poter scegliere rispettivamente come organizzare e partecipare agli eventi, gli eventi ibridi continueranno ad attrarre pubblico in tutto il mondo, sia online che offline.

La sfida per gli event manager è la complessità di un evento duplice. Un evento, due esperienze, e devono essere coerenti. Ciò che viene offerto online deve essere replicato offline il più fedelmente possibile. Gli event manager devono prestare molta attenzione al modo in cui i loro eventi vengono fruiti da entrambi i pubblici e utilizzare queste informazioni per migliorare costantemente la propria offerta.