Che cos'è un evento ibrido e come posso iniziare?

La pandemia di COVID-19 ha costretto gli organizzatori di eventi a passare a eventi virtuali nel marzo 2020. Sebbene questa fosse una sfida inaspettata, molti organizzatori di eventi hanno ottenuto grande successo con gli eventi virtuali e hanno abbracciato i vantaggi che il mondo virtuale ha portato ai loro eventi.

Tuttavia, poiché gli eventi in presenza stanno gradualmente tornando, gli organizzatori di eventi cercano modi per combinare le migliori qualità delle piattaforme di eventi virtuali con gli eventi tradizionali in sede. Offrendo ai partecipanti sia opzioni in presenza che online, i pianificatori di eventi possono rendere i loro eventi più flessibili e accessibili a un pubblico globale più ampio. In questo articolo, esploriamo cosa sono gli eventi ibridi, i loro vantaggi, esempi e come organizzarne uno.

Allora, cos'è un evento ibrido?

Un evento ibrido è un evento che combina elementi in presenza e online. Include entrambi: un esperienza dal vivo in una sede fisica, a cui relatori e partecipanti possono unirsi di persona, e un esperienza virtuale ospitata online dove relatori e partecipanti possono partecipare a distanza, solitamente su una piattaforma per eventi.

Al centro di un evento ibrido c'è una conferenza, una fiera, un seminario, un workshop o un altro tipo di incontro che combina un'esperienza evento "live" in presenza con una componente online "virtuale".

Ci sono tre componenti chiave che rendono un evento ibrido:

• Due esperienze - L'evento ha sia elementi in presenza che online.
• Coinvolgimento cross-channel - Tutti i partecipanti (sia in presenza che online) possono interagire tra loro e con i relatori.
• Live - L'evento è almeno in parte live.

Gli eventi ibridi sono una novità?

No, il concetto di combinare il virtuale e il in loco non è qualcosa di nuovo. Storicamente, la maggior parte evento ibridoi erano solo eventi in presenza trasmessi in diretta per un pubblico online che guarda da casa.

Molto prima del Covid-19, Interprefy ha supportato gli organizzatori di eventi con configurazioni ibride, portando traduzione in tempo reale da interpreti remoti a partecipanti e delegati in loco e spesso anche remoti.

Il Covid-19 è certamente un catalizzatore nel recente boom degli eventi virtuali, ma di certo non ha creato un formato di evento completamente nuovo.

Anche se non sono nulla di nuovo, gli eventi ibridi sono diventati una priorità poiché la pandemia di Covid-19 ha cambiato il modo in cui il mondo viveva e conduceva gli affari. Gli eventi ibridi di oggi vanno oltre una diretta streaming e mirano a coinvolgere sia il pubblico virtuale sia quello in presenza attraverso la tecnologia in modo completo – sotto forma di chat, networking e spesso elaborate installazioni nella sede per connettere le persone su entrambi i lati dello schermo.

In definitiva, oggi stiamo osservando gli eventi ibridi continuare a evolversi e colmare il divario tra le esperienze del pubblico in sede e quello virtuale.

Vantaggi degli eventi ibridi

Combinare le migliori qualità degli eventi tradizionali e degli eventi virtuali può portare numerosi vantaggi sia per i partecipanti che per la tua organizzazione:

• Portata dell'evento- I partecipanti che potrebbero non essere in grado di viaggiare al tuo evento ora hanno la possibilità di partecipare virtualmente, il che ti permette di aprire le porte a un vasto pubblico globale.
• Sblocca il potenziale di coinvolgimento del pubblico - Trasforma gli spettatori in partecipanti attivi sfruttando le funzionalità di coinvolgimento all'avanguardia offerte dalle piattaforme di eventi virtuali.
• Ampliare l'accessibilità e l'inclusività - Non è più limitata la partecipazione a chi dispone delle risorse e delle capacità fisiche per viaggiare fino al luogo.
• Ottieni più dati sull'evento e approfondimenti sul pubblico - Le sofisticate piattaforme e app per eventi virtuali forniscono una comprensione più profonda della partecipazione e del coinvolgimento.
• Migliora la tua impronta di carbonio - Gli eventi tradizionali contribuiscono a grandi emissioni - dal viaggio all'alloggio e ai rifiuti materiali. Il passaggio al virtuale ha avuto un impatto positivo sulle emissioni dell'industria, e continuando ad adattare i componenti virtuali, gli organizzatori di eventi possono ridurre le loro emissioni di carbonio.
• Rimani agile e preparati all'imprevisto - I pianificatori di eventi non possono prevedere possibili interruzioni, ma non limitandosi a inserire il virtuale, ma offrendo pari attenzione a due esperienze, il rischio di cancellazione può essere mitigato.

Scopri di più sui vantaggi degli eventi ibridi in il nostro post sul blog che svela il pieno potenziale degli eventi ibridi.

Esempi di eventi ibridi

Gli eventi ibridi possono assumere molte forme. Nelle sue forme più semplici, un evento ibrido aggiungerà uno strato online a un evento fisico, in presenza - per raggiungere e coinvolgere un pubblico più ampio senza la necessità che debbano viaggiare per partecipare.

Alcuni esempi di eventi ibridi potrebbero essere:

• Una grande fiera in una sede espositiva, con contenuti online esclusivi e un'app per l'evento utilizzata sia dai visitatori in loco che da quelli virtuali
• Un summit annuale in streaming live presso un teatro presentato a un pubblico limitato e trasmesso a milioni di persone online
• Una conferenza internazionale in un centro congressi con alcuni relatori presenti in sede e altri collegati tramite videoconferenza, trasmessa ai partecipanti in presenza su un grande schermo

Tipi di eventi ibridi

I tipi più comuni di riunioni ed eventi possono adattare aspetti ibridi, anche gli eventi aziendali interni.

Considera come questi tipi di eventi potrebbero funzionare in un contesto ibrido per la tua organizzazione:

• Riunioni di squadra 
• Fiere
• Webinar
• Lanci di prodotto
• Riunioni plenarie
• Conferenze
• Seminari di formazione
• Riunioni di avvio annuali

Come appare un evento ibrido?

Con eventi ibridi, i partecipanti hanno la possibilità di partecipare o, se non possono viaggiare in loco o preferiscono semplicemente connettersi da remoto, partecipare online. I pianificatori di eventi utilizzano sofisticati piattaforme virtuali per eventi per completare l'esperienza in presenza.

Hybrid events could simply stream their program online, risking that virtual attendees may feel left out. To engage their audience, many event planners use event technology that provides engagement features.

Le possibili funzionalità di coinvolgimento includono:

• Sondaggi in diretta
• Domande e risposte virtuali
• Feed di attività
• Sessioni di networking
• Software di matchmaking
• Interpretazione linguistica in diretta
• Stanze di breakout
• Chat degli eventi

Scopri di più su come puoi rendere il tuo evento ibrido un successo con Interprefy's  Guida definitiva alla pianificazione di eventi virtuali e ibridi multilingue

Iniziare

1. Metti il tuo pubblico al primo posto

La prima cosa da tenere a mente quando si inizia con gli eventi ibridi è che presentano un atto di equilibrio tra visitatori in loco e virtuali, le cui esperienze dovrebbero essere armonizzate – creando un evento con due esperienze. La sfida è assicurarsi che il tuo contenuto funzioni per entrambi i gruppi, senza che sembri due eventi completamente diversi.

Quindi un buon punto di partenza è concentrarsi sul proprio pubblico: chi sono, cosa si aspettano, quale valore puoi aggiungere alla loro esperienza, come puoi mantenere alta la loro attenzione e coinvolgimento e come puoi aggiungere un elemento positivo di sorpresa?

2. Definisci obiettivi SMART

Definisci gli obiettivi di business che il tuo evento supporta e come puoi impostare obiettivi SMART per il tuo evento. Quali aspetti virtuali potrebbero supportare tali obiettivi e come puoi misurare il loro impatto?

3. Definisci saggiamente il tuo programma

Quando definisci il tuo programma e il tuo calendario, considera la capacità di attenzione e i fusi orari. Scegli la qualità alla quantità, poiché il tuo pubblico virtuale potrebbe collegarsi da un caffè affollato o da casa famigliare.

4. Collaborare con un partner AV di alto livello per creare un'esperienza immersiva

Per creare un'esperienza evento coinvolgente su entrambi i lati della sede, è assolutamente fondamentale collaborare con un partner AV e di produzione di alto livello. Non rischiare che il tuo evento assomigli a una brutta chiamata Zoom. Telecamere di alta qualità, attrezzature audio e l'competenza del tuo partner AV determineranno in ultima analisi il successo del tuo evento ibrido.

5. Scegli saggiamente il tuo stack tecnologico

Ricerca e scegli una piattaforma per eventi virtuali o ibridi che possa supportare le tue esigenze, dalla registrazione fino al coinvolgimento del tuo pubblico virtuale e dal vivo tramite un'app desktop e mobile.

Poiché il tuo pubblico può ora connettersi da qualsiasi parte del mondo, assicurati che tutti possano capire e che i tuoi relatori siano compresi da chiunque. partner della piattaforma Interprefy significa che puoi offrire ai tuoi partecipanti una traduzione linguistica in tempo reale, sia in loco tramite l'app mobile Interprefy sia all'interno della piattaforma dell'evento per chi si collega da remoto.

Il giusto partner tecnologico per eventi multilingue offrirà anche una gamma di soluzioni di accesso linguistico, che vanno dall'interpretazione professionale da parte di interpreti qualificati o soluzioni basate sull'IA come sottotitoli in tempo reale e traduzione vocale AI. Assicurati che il partner tecnologico scelto possa connettersi alla tua piattaforma eventi preferita e fornire gestione del progetto e supporto remoto per una tranquillità extra.