Nella maggior parte dei casi, le discussioni sulla sostenibilità nel settore degli eventi iniziano con le sedi, il catering e la compensazione delle emissioni. I viaggi vengono solitamente menzionati e poi accantonati, perché gli spostamenti di delegati e relatori sono raramente oggetto di discussione: sono la ragione per cui gli eventi in presenza si svolgono. Questo ragionamento è corretto. I viaggi d'affari e gli alloggi rappresentano in genere dal 70 al 90% delle emissioni totali di un evento, e gli spostamenti dei partecipanti sono solitamente la singola fonte più importante all'interno di questa percentuale. Nell'intero settore, i costi complessivi di viaggi, energia, catering e logistica possono rappresentare fino al 10% delle emissioni globali di gas serra.
All'interno dello stesso budget di viaggio rientra una voce di spesa più piccola e meno analizzata: interpreti e tecnici, trasportati in aereo e installati in loco come prassi standard, insieme a cabine insonorizzate, console e cuffie spedite da un paese all'altro. Nessuno di questi viaggi è finalizzato a rendere visibili queste squadre. Sono necessari esclusivamente per garantire il corretto funzionamento della sala, il che rende questo uno dei settori più semplici su cui iniziare a tagliare.
Interpreti a distanza, tecnici da remoto, modelli di erogazione ibridi e riduzione degli spostamenti di attrezzature sono i punti di partenza, senza chiedere a nessun partecipante di cambiare il proprio modo di essere presente.
La presenza è fondamentale soprattutto quando il valore risiede nelle relazioni. I partecipanti costruiscono partnership. I dirigenti percepiscono l'atmosfera e si adattano in tempo reale. Gli sponsor desiderano visibilità. Questi sono motivi legittimi e cruciali per il business per cui vale la pena far viaggiare le persone in un determinato luogo, e nessuna politica di sostenibilità dovrebbe cercare di eliminarli.
Ma il cast di supporto di un evento, le persone il cui compito è quello di rendere possibile lo svolgimento dell'evento piuttosto che di essere presenti al suo interno, costituisce una categoria diversa. Il loro contributo è funzionale. Non dipende dalla vicinanza fisica al palco e, sempre più spesso, non ne ha bisogno.
Storicamente, gli interpreti di conferenza hanno sempre viaggiato a livello internazionale in aereo, arrivando con cabine insonorizzate, console e cuffie che dovevano poi essere trasportate, installate e smontate. Lo stesso schema seguiva i tecnici: in sala, dietro la cabina, responsabili di una qualità audio a cui i delegati non avrebbero mai pensato se non in caso di problemi.
Questa configurazione aveva senso quando la tecnologia per realizzarla altrimenti non esisteva. L'interpretazione simultanea dipendeva da cabine cablate e dal coordinamento visivo con il pubblico. L'affidabilità implicava la presenza fisica e, per decenni, ogni modalità di interpretazione ha richiesto la presenza in loco di interpreti e team di supporto audiovisivo, con il costo di migliaia di voli che non contribuivano minimamente a ridurre le emissioni. Questa limitazione ha condizionato decenni di pianificazione di eventi, al punto che la frase "gli interpreti arriveranno in aereo" è diventata una voce di spesa scontata, anziché una decisione attivamente ponderata.
Tale limitazione è stata in gran parte superata. L'interpretazione simultanea a distanza consente agli interpreti qualificati di lavorare da uno studio o da una postazione domestica certificata, ovunque nel mondo, collegati all'evento tramite una piattaforma sicura anziché tramite un cavo che li collega a una cabina. Lo stesso vale per la produzione tecnica: i tecnici del suono possono monitorare e gestire i flussi audio da remoto, senza dover spedire una cabina o far arrivare una squadra per smontarla in seguito.
Eliminare interpreti e tecnici dalla lista dei partecipanti non si limita a ridurre il numero di voli. Elimina anche i costi di trasporto e installazione degli stand fisici, riduce il numero di attrezzature da spostare tra le diverse sedi e abbrevia i tempi di allestimento in loco. Per gli organizzatori, questo si traduce in una minore complessità logistica. In termini di impatto ambientale dell'evento, è una delle riduzioni più semplici da attuare, poiché non incide sugli aspetti che dipendono dalla presenza fisica del pubblico.
Questo schema è visibile nella pratica già da diversi anni. Quando l' Unione Interparlamentare ha tenuto la sua 144ª Assemblea a Bali con un team di interpreti misto, sia in loco che da remoto, il passaggio di parte del team alla modalità a distanza ha eliminato la necessità di circa 30 cabine di interpretazione fisiche, insieme all'hardware che altrimenti sarebbe stato trasportato, immagazzinato e smontato in loco. Un minor numero di interpreti in viaggio e meno attrezzature movimentate si traducono direttamente in meno voli, meno merci e un allestimento tecnico più leggero, senza modificare l'esperienza dei delegati all'Assemblea.
Ciò è in linea con il modello più ampio relativo alla partecipazione a distanza: eliminando gli spostamenti e gran parte del consumo energetico in loco, svolgere un ruolo da remoto può avere un impatto ambientale nettamente inferiore rispetto a quello di un evento in presenza, con formati completamente remoti che risultano da 50 a 300 volte più piccoli rispetto agli equivalenti in presenza. Applicata specificamente agli interpreti e alle squadre tecniche, piuttosto che al pubblico, tale riduzione è possibile senza intaccare le parti dell'evento per cui i partecipanti si spostano.
Una strategia di sostenibilità efficace inizia con un'analisi onesta di chi viaggia e perché. Per ogni ruolo presente nell'elenco dei partecipanti, la domanda è semplice: il contributo di questa persona dipende dalla sua presenza fisica o da una connessione affidabile? Relatori, personale a contatto con i clienti e chiunque svolga un ruolo relazionale rientrano solitamente nel primo gruppo. Interpreti e tecnici appartengono generalmente al secondo e possono essere supportati da remoto senza alcuna perdita di qualità, a condizione che la piattaforma soddisfi gli standard riconosciuti in materia di audio, ridondanza e condizioni di lavoro degli interpreti.
Non si tratta di una decisione isolata. È un'opzione da integrare nella pianificazione degli eventi fin dall'inizio, in modo che l'impiego di un team completo di esperti linguistici e tecnici sia una scelta consapevole e non un'abitudine acquisita. Per scoprire come Interprefy supporta le soluzioni ibride senza compromettere la qualità dell'interpretazione, esplora la piattaforma.