Quattro consigli su come rendere un evento di successo

Tutto intorno a te, c'è un cambiamento nell'industria degli eventi. Su uno sfondo di interruzione tecnologica, si sta verificando un cambiamento nelle dinamiche che definiscono le relazioni tra marchi, agenzie e consumatori. Può risultare travolgente navigare attraverso questo cambiamento e identificare ciò che i delegati della conferenza trovano di valore, ciò che è solo hype, e ciò che ora devi rendere un evento di successo. 

Ma non c’è alcuna necessità di preoccuparsi. 

In questo blog identifichiamo quattro consigli chiave per mostrare come rendere un evento di successo.

1. Identificare quali tecnologie fanno risparmiare tempo e amministrazione.

Siamo appena tornati dall'International Confex a Londra e siamo rimasti stupiti nel vedere quante app di organizzazione eventi sono sul mercato. Sebbene ci siano molte idee innovative, la realtà dell'utilizzo di app che devono essere integrate, popolate e distribuite per ogni evento può richiedere tempo e risultare faticosa sia per gli organizzatori sia per gli utenti finali. 

Tuttavia, è necessario adottare la tecnologia giusta. Sappiamo che i delegati – e in particolare i partecipanti più giovani – non solo si sentono più a loro agio nell'utilizzare la tecnologia, ma la attendono sempre di più. Pertanto, questa è una considerazione fondamentale quando si esamina come realizzare un evento di successo. 

Quando si identificano le tecnologie da utilizzare per il tuo evento, chiediti le seguenti domande:

Qual è l'obiettivo centrale del mio evento e in che modo la tecnologia può aiutarmi a raggiungerlo? Quali sono le aspettative dei partecipanti? 

Esamina demografia dei tuoi partecipanti, quali sono i loro interessi? Ci sono considerazioni culturali? Disporranno degli strumenti necessari per navigare efficacemente la sede e stabilire contatti con gli speaker? Inoltre, la tecnologia che stai valutando riduce l'amministrazione, consente di risparmiare sui costi, migliora la disposizione dell'evento o migliora l'esperienza dell'utente? Se la risposta è sì a uno o più di questi criteri, vale la pena considerarlo. 

2. Il tuo evento dovrebbe svolgersi fluidamente e rimanere conciso 

La tecnologia ha facilitato lo scambio rapido di idee. Siamo in grado di ottenere informazioni in tempo reale e su richiesta tramite i nostri dispositivi intelligenti. Una delle conseguenze è che i consumatori – e quindi i delegati dell'evento – vogliono andare subito al punto. E rapidamente. Allo stesso tempo, il modo in cui riceviamo informazioni e interagiamo con gli altri è cambiato. Siamo abituati a ottenere dati da più fonti in modo meno strutturato rispetto a prima dell'era digitale. Considerate come potreste riflettere questo nel vostro evento. Quali elementi del vostro evento sono superflui? Eliminateli. Come potreste trasmettere le informazioni in modo significativo che incoraggi i partecipanti a interagire? 

3. La personalizzazione è fondamentale

Quando si guarda come rendere un evento di successo, personalizzazione è diventata la norma. È non è più sufficiente adottare un approccio ‘taglia unica’. Perché le aziende hanno una comprensione molto migliore del comportamento dei consumatori, i consumatori di oggi danno per scontato un approccio personalizzato. Procedi a ritroso conoscendo il tuo pubblico. Puoi farlo creando alcuni profili persona per stabilire gli interessi unici e le aspettative dei tuoi partecipanti. Le loro esigenze sono soddisfatte? Come puoi garantire che si sentano a loro agio nell'ambiente del tuo evento? Facendo queste domande, puoi portare il tuo evento al livello successivo.

4. Sii consapevole di quanto siano internazionali i tuoi delegati 

Nel 2016 - 2017  un   studio in Germania ha rivelato un 18% aumento in partecipanti internazionali e oltre 3 milioni di eventi organizzati. La Germania non è sola. Questa è una tendenza globale. Eppure, l'industria è stata lenta a rispondere. Notiamo che troppo spesso gli eventi internazionali sono offerti in un'unica lingua. Questo scoraggia il coinvolgimento ed è sgradevole per relatori e delegati allo stesso modo che, nell'era digitale odierna, si aspettano una risposta personalizzata e potenziata dalla tecnologia a queste sfide. Interprefy’s piattaforma di interpretariato simultaneo remoto ha eliminato l'amministrazione e ridotto i costi per gli organizzatori di eventi, migliorando notevolmente l'esperienza dell'utente. 

Interprefy ha rivoluzionato l'interpretariato. La sua potente piattaforma basata sul cloud può fornire interpretariato simultaneo remoto per incontri uno-a-uno, tavole rotonde, eventi aziendali e conferenze su larga scala, in tante lingue quanto necessario. La piattaforma intuitiva consente agli interpreti di lavorare a distanza e ai partecipanti di utilizzare i loro smartphone come ricevitori scaricando l'app dedicata. Poiché gliinterpreti non devono viaggiare e non è necessario alcun equipaggiamento AV né cabine di interpretariato in loco, i risparmi sui costi rispetto alla tecnologia di interpretariato tradizionale sono consistenti. 

Interprefy ha collaborato strettamente con gli organizzatori di eventi in tutto il mondo, partecipando a alcune delle più grandi fiere e conferenze, per fornire interpretariato simultaneo remoto in numerose lingue. Gli utenti possono nominare i propri interpreti, utilizzare un'agenzia o, in alternativa, accedere a alcuni dei migliori specialisti linguistici al mondo come parte del servizio linguistico di Interprefy’.