5 consigli per rendere il tuo evento più accessibile quando hai un budget limitato

Sapevi che le donne coinvolte in tamponamenti hanno una probabilità tre volte maggiore di subire lesioni da colpo di frusta rispetto agli uomini? C'è un motivo. Secondo un rapporto della BBC , i manichini da crash test utilizzati per simulare gli incidenti automobilistici sono quasi tutti costruiti per riflettere la corporatura e il peso medi maschili. Ciò significa che, nella maggior parte dei casi, la sicurezza in auto è ottimizzata per gli uomini, a discapito del 50% della popolazione.

La diseguale sicurezza delle auto è uno dei tanti esempi che dimostrano l'importanza dell'accessibilità: una pratica che mira a rendere le informazioni, le attività, i prodotti e gli ambienti fruibili dal maggior numero possibile di persone.

Per gli organizzatori di eventi, l'accessibilità è fondamentale per garantire la partecipazione del maggior numero possibile di persone e la piena partecipazione e interazione di tutti i partecipanti. Tuttavia, organizzare un evento accessibile può essere impegnativo, soprattutto quando si hanno risorse limitate. In questo articolo, condividiamo suggerimenti per aiutarvi a migliorare l'accessibilità senza sforare il budget. Per sfruttare al meglio questi suggerimenti, dobbiamo prima esplorare il significato dell'accessibilità per gli eventi. 

La marea crescente solleva tutte le barche: perché l'accessibilità agli eventi è importante 

Il tuo pubblico trae vantaggio dalle funzionalità di accessibilità, inclusi i partecipanti che si identificano come non disabili. Oltre 100 studi hanno dimostrato che sottotitoli e didascalie migliorano la comprensione e la memorizzazione per tutti gli spettatori, secondo un articolo pubblicato sulla rivista accademica PIBBS .

Oltre a essere vantaggiose per tutti i partecipanti, le funzionalità di accessibilità consentono al tuo evento di raggiungere un pubblico più ampio. Nell'Unione Europea, ad esempio, un adulto su quattro vive con una qualche forma di disabilità. Soddisfare le loro esigenze è fondamentale per aprire il tuo evento a una fascia così ampia di pubblico.

Questo solleva la domanda: come rendere il tuo evento più accessibile? La risposta generica è: progetta il tuo evento in modo che sia aperto a tutti. Per soluzioni specifiche, considera le esigenze di chi ha: 

• Condizioni cognitive : comprendere le informazioni può essere difficile per alcune persone, soprattutto se le aree dell'evento sono rumorose o affollate. È possibile creare un ambiente più accogliente predisponendo aree silenziose e assicurandosi che i contenuti e il design dell'evento seguano le migliori pratiche di accessibilità (ad esempio, utilizzando un linguaggio semplice e fornendo indicazioni visive per rafforzare le informazioni).
• Problemi di udito : i sottotitoli audio e gli interpreti della lingua dei segni aiutano i partecipanti ad accedere agli eventi quando altrimenti farebbero fatica a sentire gli oratori.
• Disabilità visive : gli ospiti con disabilità visive possono affidarsi alle descrizioni audio. Molti traggono beneficio da immagini chiare e semplici e caratteri grandi.
• Disabilità motorie : i partecipanti con mobilità ridotta potrebbero aver bisogno di ascensori, rampe e comodi parcheggi per spostarsi in modo sicuro e confortevole negli spazi dell'evento. Gli eventi ibridi offrono al pubblico la possibilità di partecipare virtualmente, una soluzione che molti partecipanti potrebbero preferire indipendentemente dalle loro condizioni.
  
  

5 consigli per rendere il tuo evento più accessibile

1. Pianifica in anticipo e stabilisci le priorità

Prima pianifichi, maggiori saranno le opportunità di integrare l'accessibilità nei tuoi eventi. Inizia creando una checklist delle esigenze di accessibilità e assegna loro una priorità in base al loro impatto. Identifica le funzionalità di accessibilità essenziali che sono fondamentali per le esigenze dei partecipanti e per il successo dell'evento. Concentrandoti su queste priorità, puoi allocare efficacemente le tue risorse limitate e garantire che i requisiti di accessibilità più critici vengano soddisfatti.

2. Utilizzare il supporto dei volontari

I volontari possono svolgere un ruolo significativo nel rendere il vostro evento accessibile, riducendo al contempo i costi. Contattate le organizzazioni locali per disabili o i gruppi della comunità e chiedete il loro supporto nel reclutamento di volontari e nella fornitura di consulenza. Spesso, gli studenti universitari possono essere reclutati in cambio di un biglietto per l'evento. Questi volontari possono aiutare in compiti come guidare i partecipanti, fornire assistenza per la mobilità o facilitare la comunicazione. Assicuratevi di fornire una formazione adeguata e una comunicazione chiara con i vostri volontari per assicurarvi che comprendano l'importanza dell'accessibilità e le loro specifiche responsabilità.

3. Utilizzare strumenti di accessibilità digitale

Gli strumenti di accessibilità digitale sono preziosi per rendere il vostro evento inclusivo. Una di queste soluzioni è l'implementazione di sottotitoli in tempo reale generati dall'intelligenza artificiale, un'opzione conveniente che può essere facilmente integrata nell'organizzazione del vostro evento. In Interprefy, ad esempio, offriamo una soluzione di intelligenza artificiale di nuova generazione che fornisce sottotitoli accurati e in tempo reale, nonché sottotitoli tradotti in più lingue. La nostra soluzione garantisce che i partecipanti possano seguire e partecipare in modo efficace.

4. Collaborare con sponsor e aziende locali

La collaborazione con sponsor e aziende locali può essere una situazione vantaggiosa per tutti quando si tratta di accessibilità agli eventi. Contatta potenziali sponsor e aziende locali con una motivazione convincente per supportare i tuoi sforzi in materia di accessibilità. Evidenzia i vantaggi di allineare il loro marchio all'inclusività e offri diverse opportunità di partnership. Sponsor e aziende locali possono contribuire con risorse come finanziamenti, attrezzature o competenze, aiutandoti a migliorare l'accessibilità del tuo evento senza gravare sul tuo budget.

5. Promuovere l'inclusività attraverso la comunicazione

Una comunicazione chiara e inclusiva è fondamentale per garantire che i partecipanti siano a conoscenza delle funzionalità e dei servizi di accessibilità disponibili durante l'evento. Fornisci informazioni dettagliate sull'accessibilità sul sito web dell'evento, sui moduli di registrazione e sui materiali promozionali. Utilizza diversi canali di comunicazione, come social media, newsletter via email e annunci durante l'evento. Comunicando in modo proattivo il tuo impegno per l'accessibilità, creerai un ambiente accogliente per i partecipanti.

Creare eventi più inclusivi e accessibili per tutti

Creare un evento accessibile non deve essere un compito arduo quando si hanno limiti di budget. Seguendo questi cinque consigli, puoi fare passi da gigante nel migliorare l'accessibilità del tuo evento senza compromettere le tue risorse finanziarie. Aumentare l'accessibilità degli eventi crea esperienze migliori per il maggior numero di partecipanti e amplia la portata del tuo evento.

Prossimi passi: scopri di più sui vantaggi delle didascalie basate sull'intelligenza artificiale per scoprire se sono la soluzione di accessibilità giusta per il tuo evento. Non perderti la storia di AVIXA e come l'hanno utilizzata durante un evento.