Come accedere ai sottotitoli e alle trascrizioni dopo il tuo evento multilingue

Ogni evento multilingue genera molto più di un semplice ricordo della giornata. Registrazioni, sottotitoli e trascrizioni si accumulano sullo sfondo mentre l'evento stesso è al centro dell'attenzione e, una volta concluse le discussioni, quel materiale spesso rimane lì inutilizzato. Prima o poi qualcuno chiede la trascrizione in francese della sessione di approfondimento, o i sottotitoli in inglese del discorso di apertura, e inizia la ricerca. 

Per le organizzazioni che gestiscono eventi in diverse lingue, questo non è un inconveniente di poco conto. Sottotitoli e trascrizioni sono ciò che rende il contenuto di un evento fruibile anche dopo la sua conclusione: ricercabile, traducibile, condivisibile e utilizzabile per report. Se l'accesso post-evento è gestito correttamente, un singolo evento continua a generare valore per mesi. Se invece è gestito male, gran parte di quel valore andrà perso nel momento stesso in cui i partecipanti si disconnettono.

Questa guida illustra cosa sono effettivamente i sottotitoli e le trascrizioni post-evento, come vengono generati da un evento multilingue in diretta, i problemi che la maggior parte delle organizzazioni incontra quando cerca di accedervi e cosa cercare in una soluzione che gestisca bene questo aspetto.

Perché i sottotitoli e le trascrizioni multilingue post-evento sono importanti 

I sottotitoli e le trascrizioni non sono semplici funzionalità di accessibilità che scompaiono al termine della sessione live. Dopo un evento, diventano la materia prima per una sorprendente varietà di attività successive: materiali di formazione creati a partire da una sessione registrata, report interni che riportano ciò che è stato effettivamente detto, contenuti di marketing riadattati da un discorso di apertura o registri di conformità che dimostrano cosa è stato comunicato e quando.

Nello specifico, per gli eventi multilingue, i sottotitoli e le trascrizioni assumono un'importanza ancora maggiore perché spesso rappresentano l'unica documentazione accessibile di quanto detto in ciascuna lingua. Una semplice registrazione non è sufficiente a un team di conformità per confermare il contenuto effettivo dell'interpretazione in tedesco. Una trascrizione ricercabile, invece, lo permette. Inoltre, mentre i sottotitoli in tempo reale costituiscono il livello di accessibilità durante l'evento stesso (per comprendere l'importanza di questo aspetto, si veda la guida del W3C Web Accessibility Initiative sui sottotitoli ), le loro controparti post-evento estendono la stessa accessibilità a chiunque non abbia potuto partecipare in diretta.

Come vengono generate didascalie e trascrizioni da un evento multilingue 

Per capire perché l'accesso ai contenuti post-evento è spesso più difficile del dovuto, è utile sapere cosa viene effettivamente prodotto durante un evento multilingue dal vivo.

Una sessione tipica genera diversi flussi di contenuto paralleli. C'è l'audio principale, ovvero la lingua originale parlata dal vivo dal relatore. C'è l'audio interpretato o generato dall'intelligenza artificiale in ciascuna lingua di destinazione. E, laddove i sottotitoli siano abilitati, vengono generati file di sottotitoli per ogni lingua, solitamente in formato SRT o WebVTT per l'incorporamento in un lettore video, oppure come testo semplice per altri usi.

Le trascrizioni sono un output separato, generato dalla registrazione dopo l'evento anziché durante lo stesso. Mentre i sottotitoli sono sincronizzati con il video, le trascrizioni sono in genere formattate come testo continuo, più adatto alla lettura, alla ricerca o all'inserimento in un altro documento.

Sottotitoli e trascrizioni: qual è la differenza? 

I due termini vengono spesso usati in modo intercambiabile, ma hanno scopi diversi. I sottotitoli sono dotati di timestamp e sono progettati per essere visualizzati a fianco del video, sincronizzandosi con ciò che viene detto in ogni momento. Le trascrizioni, invece, contengono il testo integrale di una sessione e sono pensate per essere lette, ricercate o riutilizzate come documento a sé stante. Un evento ben organizzato dovrebbe offrire entrambi, idealmente in tutte le lingue richieste dal pubblico. Se stai ancora configurando i sottotitoli per l'evento dal vivo, i nostri articoli sui sottotitoli a schermo per eventi in presenza e su come l'intelligenza artificiale di Interprefy migliora l'accessibilità dei sottotitoli in tempo reale approfondiscono ulteriormente questo aspetto. 

Il problema comune dei contenuti post-evento 

Chiedete alla maggior parte dei team di eventi o di comunicazione cosa succede dopo la fine di un evento multilingue e emergerà uno schema ricorrente. Le registrazioni sono in possesso di un fornitore. I file dei sottotitoli sono in un altro. Le trascrizioni, se esistono, arrivano giorni dopo via e-mail, spesso solo nella lingua originale. Nessuno nel team ha un unico punto di riferimento dove poter trovare tutto il materiale relativo a una determinata sessione.

Questo è importante perché il ritardo si accumula. Un team di formazione che desidera creare un corso a partire da una sessione registrata non può iniziare finché non arriva la trascrizione. Un team di comunicazione che vuole citare accuratamente una sessione in un'e-mail di follow-up deve aspettare i sottotitoli. Quando finalmente tutto è pronto, spesso è già passato il momento opportuno per utilizzare il materiale, che rimane inutilizzato.

Questo problema presenta anche una dimensione linguistica, facile da sottovalutare. Quando un evento si svolge in sei lingue, un ritardo in un file di sottotitoli non è un singolo problema, ma potenzialmente sei, ognuno dei quali richiede un proprio intervento con il fornitore o un flusso di lavoro differente.

Articolo correlato: 

Interprefy lancia Media Hub per sottotitoli istantanei, trascrizioni e riassunti basati sull'intelligenza artificiale

Leggi di più

Cosa cercare in una soluzione per sottotitoli e trascrizioni post-evento 

Se la vostra organizzazione gestisce regolarmente eventi multilingue, vale la pena valutare come vengono gestiti i contenuti post-evento con lo stesso rigore che applichereste all'interpretazione simultanea. Ci sono alcuni aspetti specifici da verificare.

• Velocità di disponibilità. I ​​contenuti che impiegano giorni ad arrivare di solito hanno perso la loro occasione. Cerca una soluzione che renda disponibili sottotitoli e trascrizioni entro pochi minuti dalla fine di una sessione, non dopo una richiesta di assistenza.
• Copertura linguistica. I sottotitoli e le trascrizioni devono essere disponibili in tutte le lingue effettivamente utilizzate durante l'evento, non solo nella lingua originale, e idealmente in formati di file standard come SRT, VTT o testo semplice, in modo che siano compatibili con gli strumenti già in uso dal team.
• Accesso self-service. Una soluzione che richiede di inviare un'e-mail al fornitore per ogni singolo file non è scalabile. Un portale self-service sicuro, dove il tuo team può sfogliare, visualizzare in anteprima e scaricare direttamente ciò di cui ha bisogno, offre un'esperienza nettamente migliore.
• Modifica senza strumenti aggiuntivi. A volte i sottotitoli non sono sincronizzati e le registrazioni di solito necessitano di essere ritagliate prima di poter essere condivise esternamente. Poter regolare con precisione la sincronizzazione dei sottotitoli ed esportare una registrazione rifinita e pronta per la condivisione senza software di editing separato consente di risparmiare tempo prezioso.
• Disponibilità a lungo termine. I contenuti che scompaiono dopo trenta giorni sono di utilità limitata per una funzione di formazione o di reporting che potrebbe averne bisogno mesi dopo. L'accesso per un anno intero trasforma un singolo evento in una risorsa a cui la tua organizzazione può attingere continuamente.

Come Interprefy gestisce i contenuti post-evento

Interprefy Media Hub è stato creato proprio per risolvere questi problemi. Al termine di una sessione, registrazioni, sottotitoli, trascrizioni e riepiloghi generati dall'IA vengono organizzati per sessione e resi disponibili in Media Hub entro circa dieci minuti, accessibili tramite un link diretto sicuro e self-service, anziché attraverso un ticket di supporto. 

I sottotitoli sono scaricabili in formato SRT, VTT o testo semplice per qualsiasi lingua abilitata durante la sessione, e le trascrizioni possono essere generate su richiesta direttamente dalla registrazione. Qualora sia necessario un riassunto scritto anziché una trascrizione completa, Media Hub può generarne uno in oltre ottanta lingue, incluse quelle non utilizzate dal vivo durante l'evento. Le registrazioni possono anche essere ritagliate e la sincronizzazione dei sottotitoli regolata direttamente dalla pagina di anteprima, in modo da avere a disposizione una versione rifinita e pronta per la condivisione senza bisogno di strumenti di editing esterni. Tutto il materiale rimane accessibile per un anno intero dopo l'evento. Per i team che necessitano di un output completamente prodotto anziché di strumenti self-service, Interprefy offre anche i Servizi di Gestione dei Media.

Il risultato è che un singolo evento multilingue smette di essere un evento isolato e diventa una risorsa: materiale formativo, documentazione per la reportistica, comunicazioni di follow-up e contenuti multilingue riutilizzabili, il tutto ricavato dalla stessa sessione e nelle lingue di cui la tua organizzazione ha effettivamente bisogno.

Prossimi passi

Se la generazione di sottotitoli e trascrizioni post-evento è attualmente un'attività che il vostro team deve inseguire dopo ogni evento anziché essere un servizio affidabile, vale la pena considerare questo problema come un processo da migliorare piuttosto che un inconveniente da tollerare. Iniziate mappando il tempo che il vostro team impiega attualmente per ottenere un file di trascrizione o di sottotitoli utilizzabile al termine di un evento, in ogni lingua in cui operate. Questo dato, di solito, è sufficiente a giustificare la necessità di un sistema migliore.

Per vedere come Interprefy Media Hub gestisce in pratica sottotitoli e trascrizioni post-evento, esplora Interprefy Media Hub.

Domande Frequenti

Quanto tempo ci vuole per ottenere sottotitoli e trascrizioni dopo un evento? Con la maggior parte dei fornitori, sono necessari diversi giorni, soprattutto quando sono coinvolte più lingue e ognuna deve essere elaborata e restituita separatamente. Un sistema di gestione dei contenuti post-evento ben strutturato dovrebbe rendere disponibili sottotitoli e trascrizioni entro pochi minuti dalla fine della sessione, non giorni.

In quali formati di file dovrebbero essere forniti i sottotitoli e le trascrizioni post-evento? I sottotitoli sono generalmente più utili come file SRT o VTT, poiché entrambi i formati funzionano direttamente con i lettori video e gli strumenti di editing standard. Le trascrizioni sono solitamente più utili come testo semplice, poiché sono pensate per essere lette e ricercate piuttosto che sincronizzate con una timeline video. Una buona soluzione dovrebbe offrire tutti e tre i formati di serie.

È possibile generare una trascrizione o un riassunto in una lingua non utilizzata dal vivo durante l'evento? Sì, a condizione che la registrazione audio o l'interpretazione originale siano disponibili in un formato utilizzabile. Interprefy Media Hub, ad esempio, è in grado di generare riassunti scritti in oltre ottanta lingue a partire dalla registrazione di una sessione, indipendentemente dalle lingue effettivamente parlate dal vivo.

I contenuti post-evento hanno una data di scadenza? Dipende interamente dal fornitore. Alcune piattaforme rimuovono i contenuti dopo poche settimane, limitandone l'utilità oltre l'immediato follow-up. Altre, tra cui Media Hub, mantengono i contenuti accessibili per un anno intero, rendendoli utilizzabili per la formazione, la creazione di report o la realizzazione di contenuti anche molto tempo dopo l'evento stesso.