Ripensare al successo degli eventi: come le metriche di performance degli eventi stanno cambiando in meglio

Molti considerano Cleopatra la prima pianificatrice di eventi registrata nella storia. Sapeva il valore di riunire le persone per celebrazioni, annunci e altre occasioni. Famosamente, trasformò l'incontro con il generale romano Marco Antonio in un evento favoloso. Cleopatra entrò nella riunione scivolando lungo il Nilo a bordo dell'equivalente antico di uno yacht di lusso — vestita da dea Venere. Che ingresso spettacolare.

L’obiettivo di Cleopatra per l’incontro con Marco Antonio era chiaro: voleva creare un legame stretto con lui. Il risultato del suo evento? La sua dinastia poté continuare a vivere per un altro giorno. Dai festival stagionali alla moderna festa di Capodanno, gli eventi hanno mantenuto lo stesso obiettivo fondamentale: costruire connessioni e riunire le persone per un’esperienza condivisa.

Mentre l’obiettivo degli eventi non è cambiato, l’investimento significativo necessario per creare eventi aziendali moderni significa che c’è di più in gioco. Questo è particolarmente vero oggi, con una vasta gamma di strumenti tecnologici che facilitano molte parti della gestione degli eventi.

Gli eventi ibridi e virtuali portano questo ancora più lontano, poiché molti (se non tutti) i partecipanti vivono l’evento attraverso i loro dispositivi. Oltre ad essere accessibili tramite dispositivi, gli eventi online possono essere seguiti da quasi ovunque nel mondo. Questo offre alle aziende l’opportunità di raggiungere il pubblico su larga scala. Ma raggiungere il più ampio pubblico possibile è un segno di un evento di successo? Alcune aziende beneficiano certamente dell’organizzazione di eventi più piccoli che portano a connessioni più profonde e a esperienze di networking più significative.

Con così tanti fattori in evoluzione e modelli di business in gioco, consideriamo come il “successo” degli eventi si sia evoluto per soddisfare l’ambiente aziendale contemporaneo.

Quali metriche di successo dovresti considerare?

Quali sono i tuoi obiettivi per l'evento? E come sai quando li hai raggiunti? Rispondere a queste domande ti darà un'idea di cosa significhi il successo per la tua azienda. Tuttavia, per determinare il successo, devi prima scegliere le metriche appropriate che monitorano i tuoi progressi nel raggiungimento degli obiettivi dell'evento.

Ecco alcuni dei più importanti indicatori per misurare il successo degli eventi moderni:

1. Numero di partecipanti

Misurare il numero di persone che partecipano al tuo evento è un modo semplice per determinare il successo. Ma quando si conta la partecipazione, è necessario distinguere tra chi si è iscritto e chi ha effettivamente partecipato — come Bizzado research mostra, solo la metà dei partecipanti registrati di solito si presenta il giorno dell'evento.

Quando si valutano i numeri dei partecipanti, considera quanti partecipanti lasciano l'evento prima che si concluda ufficialmente. Sebbene sia naturale che le persone si disconnettano durante gli eventi, potresti avere un problema di coinvolgimento se un numero significativo di partecipanti abbandona l'evento.

2. Entrate o biglietti venduti

Se stai organizzando un evento a pagamento, la redditività e il ritorno sull’investimento sono estremamente importanti.

Con una corretta contabilità, questa metrica dovrebbe essere facile da determinare. Basta sommare tutti i tuoi ricavi e poi sottrarre i costi generali. Un evento di successo avrà generato un profitto sano.

3. Attività e copertura sui social media

L'impatto dell'evento può anche essere misurato dal numero di partecipanti che parlano delle loro esperienze. Poiché la maggior parte del pubblico è digitalmente connessa, monitorare le menzioni sui social media fornisce un indicatore in tempo reale del successo dell'evento. Il numero di menzioni positive o negative offre una metrica quantitativa, mentre leggere i post dei partecipanti fornisce dati qualitativi su come i partecipanti percepiscono il tuo evento.

Per un facile monitoraggio dei social media, condividi l'handle del tuo evento e incoraggia i partecipanti a utilizzare un hashtag semplice e specifico per l'evento. Oltre a esaminare i post, l'analisi del sentiment e le metriche di coinvolgimento sono importanti per determinare come il pubblico interagisce con gli eventi.

4. Dati generati

For virtual and hybrid events, the quality and quantity of data generated can be an indicator of success. If your goal is to improve your event, for example, then generating data on audience engagement is critical to achieving your goal. Or, if you’re using events to reach new prospects, then collecting prospect data is central to understanding and then converting these prospects.

But quality is extremely important here, as low-quality data will cause more harm than good. For example, poor data capture can create an incomplete picture of prospects. This can lead to bad customer experiences as you use inappropriate messaging to target these customers.

5. Generazione di lead

Se utilizzi gli eventi per creare potenziali clienti, il successo dell'evento può essere misurato dal numero di lead generati. Poiché non tutti i lead si convertono, il modo in cui qualifichi e attribuisci i tuoi lead è un fattore cruciale quando usi questa metrica. Contare i lead non qualificati, per esempio, può darti una falsa sensazione di successo dell'evento.

Un altro modo per misurare il successo è confrontare il costo per acquisizione di lead (CPA) per gli eventi rispetto alle tue altre strategie di generazione di lead. Questo ti darà una buona idea se il tuo denaro è meglio speso altrove.

6. Felicità e soddisfazione dei partecipanti

Come sai se i partecipanti hanno apprezzato il tuo evento? Lo chiedi a loro.

I sondaggi sono una tattica diretta per ottenere il feedback dei partecipanti sugli eventi. A seconda delle informazioni che stai ’ cercando, i sondaggi possono essere inviati prima, durante o dopo gli eventi. Per migliorare i tassi di risposta, mantenere i sondaggi brevi e facili da compilare. Con la piattaforma eventi adeguata, i sondaggi possono essere implementati senza soluzione di continuità per eventi virtuali e ibridi.

Per ottenere una maggiore comprensione della soddisfazione dei partecipanti, considera di formulare le tue domande in modo da poter determinare il tuo Net Promoter Score (NPS). Questo comporta porre al pubblico domande chiave relative a quanto è probabile che raccomandino il tuo evento.

7. Inclusività e diversità

Il successo di un evento può essere valutato in base alla qualità della conversazione e all’expertise tematica del relatore. È per questo che l’inclusività e la diversità sono diventate indicatori di eventi di alta qualità. Più diversificato è il tuo panel di relatori, più le conversazioni beneficiano di una ricchezza di intuizioni, prospettive ed esperienze. Quando le persone si vedono rappresentate, sono anche più propense a partecipare al tuo evento.

Esaminando il suo ultimo evento, chieda a sé stesso: i partecipanti e gli interventori erano sufficientemente rappresentativi di voci ed esperienze diverse? E queste diverse voci hanno ricevuto tempo e spazio uguali per trasmettere il loro messaggio?

8. Successo tecnico

Man mano che gli eventi virtuali diventano più sofisticati, gli organizzatori devono concentrarsi sulla qualità audio e video. Nel percorso verso l'eccellenza tecnica, il successo può essere misurato dal numero (o dalla sua assenza) di problemi e tempi di inattività. In particolare, gli organizzatori devono prestare attenzione alla qualità audio e video, alla qualità dello streaming e a quanto agevolmente il vostro evento sia accessibile.

Strategie per migliorare il coinvolgimento del pubblico, come la gamification, richiedono spesso più strumenti digitali. L'integrazione fluida di questi strumenti è un ulteriore indicatore del successo dell'evento.

Errori comuni nella misurazione del successo dell'evento

Conoscere quali metriche utilizzare è solo il primo passo verso la misurazione delle prestazioni dell'evento. Il passo successivo consiste nell'evitare le comuni idee errate e gli errori che i responsabili degli eventi commettono quando valutano il successo dell'evento. Ecco alcuni di essi:

• Farsi prendere dai metrici di vanità — non concentrarti sui metrici che fanno sembrare il tuo evento solo di successo. Invece, concentrati su misurazioni accurate e significative che forniscano una reale indicazione del successo dell'evento.
• Trascurare i dati qualitativi — alcuni metrici dell'evento sono difficili da quantificare. L'esperienza dei partecipanti, l'accessibilità, l'inclusività e la qualità dello streaming sono esempi di fattori qualitativi che non dovrebbero essere trascurati.
• Misurare l'esperienza di un solo tipo di partecipante — le esperienze del pubblico possono differire tra i gruppi demografici. Se avete pubblici multilingue, ad esempio, i partecipanti di lingua inglese possono fornire feedback diversi rispetto ai partecipanti di lingua spagnola. In questo caso, ottenere approfondimenti da entrambi i segmenti di pubblico è fondamentale per comprendere come il vostro evento è stato percepito in modo olistico.
• Trascurare ‘la visione d'insieme’ — concentrarsi eccessivamente su un insieme limitato di metriche può portare a fallimenti in altre aree. Se organizzi un evento ben frequentato ma di bassa qualità, ad esempio, focalizzarsi sulle vendite dei biglietti può farti trascurare il livello insufficiente delle esperienze dell'evento. Offrire eventi scadenti può portare a una diminuzione delle vendite future dei biglietti.
• Misurare la cosa sbagliata — scegliere la metrica sbagliata può distorcere il successo dell'evento. Ad esempio, monitorare l'engagement su una piattaforma di social media che il tuo pubblico utilizza raramente può creare l'impressione che i partecipanti non si stiano impegnando nel tuo evento.

Affinare la nostra comprensione del successo degli eventi

L'ascesa di eventi ibridi e virtuali ha modificato il significato di successo per un evento. Invece di concentrarsi esclusivamente sul numero di partecipanti, fattori come l'inclusività e il livello di coinvolgimento sono diventati fondamentali per organizzare eventi di alto calibro. Questo cambiamento riflette una transizione verso esperienze di evento significative, in cui i partecipanti si sentono riconosciuti e coinvolti.

Accanto alla creazione di una partecipazione significativa, le priorità dell'azienda ospitante spaziano dal garantire la presenza delle persone giuste agli eventi al conseguire un ritorno sull'investimento sano. Per i responsabili degli eventi, le metriche sopra riportate sono inestimabili per raggiungere gli obiettivi aziendali e assicurare una partecipazione significativa.

c’è una differenza tra conoscere quali metriche monitorare e disporre degli strumenti per misurare effettivamente il successo di un evento. Fortunatamente, molte tecnologie digitali e partner di soluzioni possono aiutarti a guidare il successo e a sbloccare esperienze di evento significative.

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