Ripensare il successo degli eventi: come le metriche delle prestazioni degli eventi stanno cambiando in meglio

Molti considerano Cleopatra la prima organizzatrice di eventi della storia. Conosceva l'importanza di riunire le persone per celebrazioni, annunci e altre occasioni. È noto che trasformò l'incontro con il generale romano Marco Antonio in un evento favoloso. Cleopatra entrò all'incontro galleggiando sul Nilo su un antico yacht di lusso, vestita come la dea Venere. Che ingresso sensazionale!

L'obiettivo di Cleopatra nell'incontrare Marco Antonio era chiaro: voleva creare uno stretto legame con lui. Il risultato del suo evento? La sua dinastia poté sopravvivere per un altro giorno. Dalle feste stagionali alla moderna festa di Capodanno, gli eventi hanno mantenuto lo stesso obiettivo di fondo: creare connessioni e riunire le persone per un'esperienza condivisa.

Sebbene l'obiettivo degli eventi non sia cambiato, l'investimento significativo richiesto per creare eventi aziendali moderni significa che la posta in gioco è più alta. Questo è particolarmente vero oggi, con una vasta gamma di strumenti tecnologici che facilitano molti aspetti della gestione degli eventi.

Gli eventi ibridi e virtuali vanno molto oltre, poiché molti (se non tutti) i partecipanti vivono l'evento attraverso i propri dispositivi. Oltre a essere accessibili tramite dispositivi mobili, gli eventi online possono essere seguiti da quasi ogni parte del mondo. Questo offre alle aziende l'opportunità di raggiungere un pubblico su larga scala. Ma raggiungere il pubblico più vasto possibile è indice di successo per un evento? Alcune aziende traggono sicuramente vantaggio dall'organizzare eventi più piccoli, che creano connessioni più profonde ed esperienze di networking più significative.

Con così tanti fattori e modelli di business in gioco, consideriamo come il "successo" degli eventi si sia evoluto per adattarsi al contesto aziendale contemporaneo.

Su quali parametri di successo dovresti concentrarti?

Quali sono gli obiettivi del tuo evento? E come fai a sapere quando li hai raggiunti? Rispondere a queste domande ti darà un'idea di cosa significhi il successo per la tua attività. Ma per determinare il successo, devi prima scegliere le metriche appropriate che monitorino i tuoi progressi nel raggiungimento degli obiettivi dell'evento.

Ecco alcuni dei parametri più significativi per misurare il successo degli eventi moderni:

1. Numero di partecipanti

Misurare il numero di persone che partecipano al tuo evento è un modo semplice per determinarne il successo. Tuttavia, quando si contano le presenze, è necessario fare una distinzione tra chi si è iscritto e chi ha effettivamente partecipato: come la ricerca di Bizzado , solo la metà dei partecipanti registrati si presenta in genere il giorno dell'evento.

Quando valuti il ​​numero di partecipanti, considera quanti lasciano l'evento prima della sua conclusione ufficiale. Sebbene sia naturale che le persone si disconnettano durante gli eventi, potresti avere un problema di coinvolgimento se un numero significativo di partecipanti abbandona l'evento.

2. Entrate o biglietti venduti

Se organizzi un evento a pagamento, la redditività e il ritorno sull'investimento sono estremamente importanti.

Con una corretta contabilità, questa metrica dovrebbe essere facile da determinare. Basta sommare tutti i ricavi e sottrarre i costi generali. Un evento di successo avrà generato un profitto consistente.

3. Attività e copertura sui social media

L'impatto di un evento può essere misurato anche in base al numero di partecipanti che raccontano la propria esperienza. Poiché la maggior parte del pubblico è connessa digitalmente, monitorare le menzioni sui social media fornisce un indicatore in tempo reale del successo dell'evento. Il numero di menzioni positive o negative fornisce una metrica quantitativa, mentre la lettura dei post dei partecipanti fornisce dati qualitativi sulle sensazioni che i partecipanti provano riguardo al vostro evento.

Per un facile monitoraggio sui social media, condividi l'handle del tuo evento e incoraggia i partecipanti a utilizzare un hashtag semplice e specifico per l'evento. Oltre all'analisi dei post, l'analisi del sentiment e le metriche di coinvolgimento sono importanti per determinare il modo in cui il pubblico interagisce con gli eventi.

4. Dati generati

Per gli eventi virtuali e ibridi, la qualità e la quantità dei dati generati possono essere un indicatore di successo. Se il tuo obiettivo è migliorare il tuo evento, ad esempio, generare dati sul coinvolgimento del pubblico è fondamentale per raggiungerlo. Oppure, se utilizzi gli eventi per raggiungere nuovi potenziali clienti, raccogliere dati sui potenziali clienti è fondamentale per comprenderli e convertirli.

Ma la qualità è estremamente importante in questo caso, poiché dati di scarsa qualità causeranno più danni che benefici. Ad esempio, una scarsa acquisizione dei dati può creare un quadro incompleto dei potenziali clienti. Questo può portare a esperienze negative per i clienti, poiché si utilizzano messaggi inappropriati per raggiungere questi clienti.

5. Generazione di lead

Se utilizzi gli eventi per generare potenziali clienti, il successo dell'evento può essere misurato in base al numero di lead generati. Poiché non tutti i lead si convertono, il modo in cui li qualifichi e li attribuisci è un fattore cruciale quando si utilizza questa metrica. Contare i lead non qualificati, ad esempio, può dare un'idea sbagliata del successo dell'evento.

Un altro modo per misurare il successo è confrontare il costo per acquisizione di lead (CPA) per gli eventi con le altre strategie di generazione di lead. Questo ti darà un'idea precisa se il tuo denaro è meglio speso altrove.

6. Felicità e soddisfazione dei partecipanti

Come fai a sapere se i partecipanti hanno apprezzato il tuo evento? Chiedilo a loro.

I sondaggi sono una tattica diretta per raccogliere il feedback dei partecipanti sugli eventi. A seconda delle informazioni che si desiderano, i sondaggi possono essere inviati prima, durante o dopo gli eventi. Per migliorare i tassi di risposta, è importante che i sondaggi siano brevi e facili da compilare. Con la giusta piattaforma per eventi, i sondaggi possono essere implementati senza problemi per eventi virtuali e ibridi.

Per una comprensione più approfondita della soddisfazione dei partecipanti, valuta la possibilità di formulare le domande in modo da determinare il tuo Net Promoter Score (NPS). Questo significa porre al pubblico domande chiave relative alla probabilità che consigli il tuo evento.

7. Inclusività e diversità

Il successo di un evento può essere giudicato dalla qualità della conversazione e dalla competenza del relatore. Ecco perché inclusività e diversità sono diventati indicatori di eventi di alta qualità . Più diversificato è il panel di relatori, più le conversazioni trarranno beneficio da una ricchezza di spunti, prospettive ed esperienze. Quando le persone si sentono rappresentate, è anche più probabile che partecipino al tuo evento.

Quando ripensi al tuo ultimo evento, chiediti: i partecipanti e i relatori erano sufficientemente rappresentativi di voci ed esperienze diverse? E a queste diverse voci è stato dato lo stesso tempo e spazio per trasmettere il loro messaggio?

8. Successo tecnico

Con l'aumentare della sofisticatezza degli eventi virtuali, gli organizzatori di eventi devono lavorare sulla qualità audio e video. Nel percorso verso l'eccellenza tecnica, il successo può essere misurato dal numero (o dall'assenza) di problemi e tempi di inattività. In particolare, gli organizzatori di eventi devono prestare attenzione alla qualità audio e video, alla qualità dello streaming e alla facilità di accesso all'evento.

Le strategie per migliorare il coinvolgimento del pubblico, come la gamification, spesso richiedono molteplici strumenti digitali. La perfetta integrazione di questi strumenti è un altro indicatore del successo di un evento.

Errori comuni nella misurazione del successo di un evento

Sapere quali parametri utilizzare è solo il primo passo per misurare le performance di un evento. Il passo successivo consiste nell'evitare i luoghi comuni e gli errori più comuni che gli event manager commettono quando valutano il successo di un evento. Eccone alcuni:

• Lasciatevi trasportare dalle metriche di vanità: non concentratevi su parametri che fanno apparire il vostro evento un successo. Concentratevi invece su misurazioni accurate e significative che forniscano una vera indicazione del successo dell'evento.
• Trascurare i dati qualitativi: alcune metriche degli eventi sono difficili da quantificare. L'esperienza dei partecipanti, l'accessibilità, l'inclusività e la qualità dello streaming sono esempi di fattori qualitativi che non dovrebbero essere trascurati.
• Misurare l'esperienza di una sola tipologia di partecipanti: le esperienze del pubblico possono variare a seconda della fascia demografica. Ad esempio, se il pubblico è multilingue, i partecipanti di lingua inglese potrebbero avere feedback diversi rispetto a quelli di lingua spagnola. In questo caso, ottenere informazioni da entrambi i segmenti di pubblico è fondamentale per comprendere come è stato accolto il tuo evento in modo olistico.
• Trascurare il "quadro generale" – concentrarsi eccessivamente su un insieme limitato di parametri – può portare a fallimenti in altri ambiti. Ad esempio, se si organizza un evento con un'affluenza elevata ma di scarsa qualità, concentrarsi sulla vendita dei biglietti potrebbe portare a trascurare la scarsa qualità dell'esperienza offerta. Organizzare eventi di scarsa qualità potrebbe portare a una riduzione delle vendite di biglietti in futuro.
• Misurare la cosa sbagliata: scegliere la metrica sbagliata può compromettere il successo dell'evento. Ad esempio, monitorare l'engagement su una piattaforma social che il tuo pubblico usa raramente può dare l'impressione che i partecipanti non interagiscano con il tuo evento.

Affinare la nostra comprensione del successo degli eventi

L'ascesa degli eventi ibridi e virtuali ha cambiato il significato di successo di un evento. Invece di concentrarsi esclusivamente sul numero di partecipanti, fattori come l'inclusività e il livello di coinvolgimento sono diventati fondamentali per organizzare eventi di alto livello. Questo cambiamento riflette una tendenza verso esperienze di evento significative in cui i partecipanti si sentano riconosciuti e coinvolti.

Oltre a garantire una partecipazione significativa, le priorità dell'azienda ospitante spaziano dalla presenza delle persone giuste agli eventi al conseguimento di un solido ritorno sull'investimento. Per gli event manager, le metriche sopra descritte sono preziose per raggiungere gli obiettivi aziendali e garantire una partecipazione significativa.

Ma c'è una differenza tra sapere quali metriche monitorare e avere gli strumenti per misurare effettivamente il successo dell'evento. Fortunatamente, molti partner di tecnologie e soluzioni digitali possono aiutarti a raggiungere il successo e a creare esperienze di eventi significative.

Trova il successo con Interprefy

Gli eventi virtuali e ibridi consentono alle aziende di raggiungere un vasto pubblico multinazionale. Per creare esperienze significative per un pubblico globale, le aziende hanno bisogno di un modo per abbattere le barriere linguistiche e presentare i propri eventi nella lingua principale di ogni partecipante. È qui che entriamo in gioco noi.

Noi di Interprefy offriamo una piattaforma di interpretariato basata su cloud per eventi online, ibridi e in presenza. La nostra soluzione di interpretazione simultanea da remoto consente l'interpretazione in tempo reale e si integra con qualsiasi piattaforma per eventi, garantendo ai partecipanti la stessa esperienza di alta qualità, indipendentemente dalla lingua parlata.

Vuoi sapere se la nostra soluzione può soddisfare le tue esigenze di interpretariato per eventi? Clicca sul pulsante qui sotto per contattare un membro del team Interprefy.